Buchführung in Spanien - gesetzliche Anforderungen

Die Pflicht zur Buchführung ergibt sich aus Artikel 25 CCom. Ein bestimmtes Buchführungssystem schreibt das Gesetz nicht vor. Als Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung formuliert das spanische Handelsgesetzbuch:

• Sowohl die Entstehung der Geschäftsvorfälle als auch die Abwicklung der Geschäftsvorfälle muss sich chronologisch verfolgen lassen und
• die Buchführung muss es ermöglichen, einen periodischen Abschluß – eine sogenannten Vermögensbilanz – aufstellen zu können.

Als von allen Kaufleuten zu führende Bücher bestimmt Artikel 25 CCom:

• Das Bestandsbuch (libro de inventario), mit Inventar, Eröffnungsbilanz, Summen und Saldenliste sowie der Schlußbilanz.
• Der Jahresabschluß (cuentas anuales), mit Bilanz,  Gewinn- und Verlustrechnung sowie dem Anhang.

Das Journal (otro diario) oder Grundbuch als chronologische Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle. Ein Hauptbuch (sachlogische Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle) ist im Übrigen zwar nicht gesetzlich vorgesehen, aber zur Erstellung der Summen und Saldenliste letztlich unerläßlich.

Nach RD 2114/1998 ist ab 1. Januar 2002 als Währung der Euro zu verwenden. § 244 HGB fordert allerdings, dass der Jahresabschluss in deutscher Sprache aufzustellen und als Währung Euro zu verwenden ist. Während §§ 240, 241 HGB genaue Bestimmungen zur Inventur enthalten, kennt das spanische Handelsrecht keine gesetzlichen Regelungen hinsichtlich der Erstellung des Inventars.

Von Kapitalgesellschaften sind darüber hinaus die folgenden Bücher zu führen:

• Das Aktienbuch (Libro registro de acciones nominativas) für den Fall, dass die Gesellschaft Namensaktien emittiert hat (Artikel 55 LSA),
• Das Verzeichnis der Gesellschafter sowie
• Ein Protokollbuch von Organbeschlüssen (Libro de actas).

Artikel 129 LSRL in der geänderten Fassung vom 23. März 1995 schreibt im Übrigen für GmbH´s mit nur einem Alleingesellschafter zwingend die Führung eines Registers (libro registro) vor, in dem alle Verträge zwischen dem alleinigen Gesellschafter und der Gesellschaft festgehalten werden.

Für sämtliche Bücher, deren Führung obligatorisch ist, besteht nach Artikel 27 CCom eine sogenannte Legalisierungspflicht beim zuständigen Handelsregister (Registro Mercantil). Mittels Stempelaufdruck sind im Übrigen die obligatorisch zu führenden Bücher spätestens bis vier Monate nach dem Bilanzstichtag durch das zuständige Handelsregister zu authentisieren.

Artikel 30 CCom schreibt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Handelsbriefe und Buchungsbelege vor, die mit der letzten Eintragung beginnt. Davon abweichend sieht § 257 HGB für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse sowie die zu deren Verständnis  erforderlichen Unterlagen eine Zehn-Jahres-Frist vor, während für erhaltene und Wiedergaben  der abgeschickten Handelsbriefe sowie Buchungsbelege ebenfalls eine Sechs-Jahres-Frist gilt. In beiden Fällen beginnt die Frist im Unterschied zu Spanien erst mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Eintragung.

Im Folgenden sind die spanischen Buchführungsvorschriften zusammengefasst:

Vorschriften zur Buchführung
System

• Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben
• Währungseinheit ist zwingend Euro

Bücher

• Bestandsbuch, Jahresabschluss und Grundbuch (Artikel 25 CCom)
• Zusätzlich bei Kapitalgesellschaften: Aktienbuch bei Namensaktien, Verzeichnis der Gesellschafter, Protokollbuch von Organbeschlüssen
• Legalisierungspflicht beim Handelsregister (Artikel 27 CCom)

Inventur/Inventar

• Keine gesetzlichen Regelungen über die Durchführung der Inventur
• Keine gesetzlichen Regelungen über die Erstellung eines Inventars

Aufbewahrungspflichten

• Aufbewahrungspflicht für Handelsbücher,-briefe und Buchunsbelege
• Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
• Fristbeginn gerechnet seit der letzten Eintragung