"PGate": Das neue und innovative Buchhaltungs-Portal der PlattesGroup

Jörg Jung
Es ist schon wieder Oktober 2024. Das heißt ja nach Adam Riese und dem Erfinder für den Kalender, dass 2025 auch nicht mehr weit weg ist. Und umso besser ist es, wenn wir die PlattesGroup haben. Denn genau im Bereich Buchhaltung und Buchführung gibt es da jetzt, ich möchte fast sagen, revolutionär Neues. Und darüber reden wir jetzt. Unter anderem mit Melanie Llado. Hallo Melanie, ich grüße dich.

Melanie Llado
Hallo, wie geht's?

Jörg Jung
Und Maike Balzano, sind nämlich genau die beiden Fachfrauen für genau dieses Gebiet. Hallo Maike, ich grüße dich natürlich auch.

Maike Balzano
Hallo Jörg.

Jörg Jung
Ich habe jetzt ganz viel versprochen, gerade in meinem Startsatz, dass ihr in eurer Abteilung für 2025 oder ab jetzt, wenn man so will, besser gerüstet seid denn je und als so manch anderer. Denn ihr habt ja in genau diesem Bereich, in diesem Kompetenzzentrum, Buchhaltung, Gestoría und so weiter ganz viel revolutioniert technologisch. Jetzt erkläre mal eben, was ist eure Aufgabe in der PlattesGroup erst mal?

Maike Balzano
Wir sind die Kundenberater, das heißt Kundenbetreuer. Wir sind die Schnittstelle zwischen unseren lieben Mandanten und der Buchhaltung. Die Buchhaltung ist halt notwendig, aber wir machen die Kommunikation mit den Mandanten.

Jörg Jung
Jetzt ist es natürlich so, ich stelle mich jetzt mal in die Situation des Mandanten, in die Situation des Kunden. Das heißt also, okay, ich möchte eigentlich meine Firma, ich hatte eine tolle Idee, ich mache das alles, das ist ganz prima, aber mit Zahlen und mit allem Drum und Dran kenne ich mich null aus und ich möchte so wenig wie möglich dafür selbst tun, aber so viel wie möglich Einblick haben. Und da seid ihr ja mehrere Nasen weit vorn, es die Umsetzung genau dieser Philosophie geht. Ich will meine Firma haben, will aber mit Zahlen nichts am Hut haben und mit Zettelwirtschaft und hier und da, will  aber genauso viel transparenten Überblick haben. Also was ist da jetzt gerade im Rollen?

Maike Balzano
Genau, also wahrscheinlich hast du ja auch noch weniger Ahnung von der spanischen Buchhaltung. Deshalb sind wir halt dazu da, euch dazu zu unterstützen. Und das haben wir jetzt auch in den letzten Monaten technologisch spezialisiert. Wir haben halt einfach gesehen, was ist in den letzten Jahrzehnten, wo wir unsere Mandanten betreut haben, was für Fragen gab es, wo gab es immer vielleicht mal Reibungspunkte und da haben wir uns einfach zusammengesetzt und gesagt, wie können wir das optimieren und was sind die meist gestellten Fragen. Und da haben wir mit unserem PGate, also unserem neuen Portal für die Buchhaltung ein Produkt, das wirklich zukunftsfähig ist.

Jörg Jung
Also ich möchte nochmal rekapitulieren, PGate - also PlattesGroup quasi in Kürzel, PG und dann aber noch ein "ate", also PGate quasi ist das neue Produkt, das ihr da entworfen habt.

Maike Balzano
Richtig. Also es ist ein ganzheitliches Buchhaltungsprodukt. Also einmal auf der einen Seite sind die Buchhalter, auf der anderen Seite sind die Mandanten und wir haben natürlich versucht, etwas einfaches zu schaffen, was einfach ist, was transparent ist und was unseren Mandanten einen Mehrwert bietet und wo sie jederzeit auch Zugriff auf die Belege haben, auf die betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Das ist ein Teil dieses PGates.

Jörg Jung
Das heißt, ich bin mit meiner Philosophie gar nicht so verkehrt. Ich möchte nicht in die Zahlen gucken und in die Zettel gucken, möchte aber trotzdem immer informiert sein. Das heißt, ihr könnt in dieser dualen Art und Weise, könnt ihr mir das im Prinzip bereitlegen. Was habe ich denn selber als Kunde überhaupt zu tun?

Maike Balzano
Ja, vielleicht erklärst erstmal kurz Melanie.

Melanie Llado
Gerne, sehr gerne. Also wie Maike gesagt hat, das sollte eine Zeitsparnis sein für den Kunden. Es soll digitaler werden, also keine Papierstapel mehr, keine lange Wartezeiten, kein komplizierter Datenaustausch. Das geht alles über unser Portal und man kann ganz einfach sogar über Drag & Drop die Rechnungen hochladen, die Bankauszüge, alles mögliche kann man da aufladen. Der Buchhalter wird aber auch in letzter Minute immer gucken, dass auch alles richtig ist. Also wir sind nicht komplett weg. Zum Beispiel es hat auch eine App, wenn man beim Mittagessen ist, bei Geschäftsmittagessen mit der App direkt die Belege hochladen kann ins System. Somit hat man die manchmal so in der Tasche und vergisst man die und so kann man in einer Minute das dann erledigen. Man kann einblicken, wie meine wirtschaftliche Situation ist in jedem Moment. Man kann Gewinn- und Verlustsvergleiche sehen von meiner Firma. Man kann meine Top-Kunden nachfragen, mit wem ich mehr gekauft habe, mit wem habe ich mehr ausgegeben. Umsatzsteuerprognosen können wir auch gucken. Von jetzt bis in das Historische. Es sind sehr viele Benefits, unsere Kunden damit haben.

Jörg Jung
Das heißt aber auf der anderen Seite, ich habe im Prinzip als Kunde meine personalisierte Plattform. Also du sagtest ja gerade, okay, ich kann meine Rechnung sogar im Restaurant irgendwie noch per Drag and Drop hochladen. Da bin ich ja schon gleich wieder bei "oh der Datenschutz". Aber ich habe im Prinzip meine eigene Cloud bei euch, wie man das so neudeutsch sagt. Also das ist meine persönliche Cloud bei euch. Ich kann da ständig hin und her kommunizieren quasi, ohne dass da ein anderer rein grätscht.

Maike Balzano
Genau, ist richtig. Das war auch ein Thema bei uns, warum wir uns dafür entschieden haben, weil der Versand von Rechnungen und anderen Daten per E-Mail ist auch nicht mehr so sicherheitsmäßig das Beste und das Sicherste. Und bevor wir da verschiedene Plattformen nutzen, um die irgendwie an unsere Buchhaltung anzuschließen, haben wir gesagt, dann machen wir doch was Eigenes und haben das alles zusammen.

Jörg Jung
Wie laufen dann die internen Abläufe? Ich habe meine eigene Cloud als Kunde. Ich habe wieder mal eine Rechnung, eine Quittung oder eine XY. Das lade ich jetzt mal bei PGate hoch. Wie rattern dann die Zahnräder?

Maike Balzano
Genau, also es ist eigentlich ganz einfach. Der Mandant wie immer lädt die Buchhaltungsbelege hoch. Die kommen dann automatisch bei uns erstmal in ein Vorbuchhaltungsprogramm sozusagen und der Buchhalter macht dann den letzten Klick und sagt, das gibt dann Buchhaltungsvorschläge dann von dem Programm, also das KI-basiert. Und je mehr das natürlich lernt, das Programm, werden die Abläufe auch immer automatischer. Aber der Buchhalter muss halt immer noch den letzten Buchhaltungsvorschlag, den das Programm gibt, absegnen. Und dann kann der Mandant auch sehen in PGate, ob die Buchhaltungsbelege auch schon erfasst worden sind von der Buchhaltung. Und somit dann auch in Echtzeit die betriebswirtschaftlichen Auswertungen sich anschauen.

Jörg Jung
Ich wollte gerade eben sagen, ich habe dann auch als Kunde im Prinzip in meiner Cloud auf meiner Plattform ein Menü. Ich weiß es jetzt von der Podcasterei her. Wenn ich jetzt Podcast mache über diese Plattform, da habe ich meine eigene Cloud. Ich kann mit euch zusammen kommunizieren. Danach kann ich noch gucken, wie ist das gelaufen? Wo sind hier die Ausschläge? Wo ist das? Wo ist jenes? Also ich habe im Prinzip jetzt nicht nur die Funktionen, ich mache meine Quittung da irgendwie rein, sondern ich habe eine Multifunktionsplattform für mich selbst, wo ich dann auch verschiedene buchhalterische und auch ökonomische Sachen dann drin auch nachschauen kann. Habe ich das richtig verstanden?

Maike Balzano
Genau, das geht in beide Richtungen. Wir laden dann auch von der Buchhaltungsseite die Steuererklärungen dort hoch. Man hat dann immer Zugriff darauf. Es wird ja auch oft gefragt von den Banken, ich brauche mal wieder das Modelo, wie das hier in Spanien heißt. Und das wird dann auch von dem Buchhalter hochgeladen. Das heißt, man hat alle Belege und auch alle buchhalterischen und steuerlichen Steuererklärungen hat man immer griffbereit.

Jörg Jung
Also, weil ich persönlich bin ja immer hoffnungslos überfordert hier mit der Steuer, weil ich nie weiß, wann ist was überhaupt fällig. da bin ich auf der absolut sicheren Seite. Das macht dann dieses Programm des PGate, die Cloud, das macht dann alles für mich und ich muss an nichts mehr denken.

Maike Balzano
Die PlattesGroup macht das dann. Wir versuchen natürlich so viel wie möglich abzunehmen, aber die Fristen müssen immer noch eingehalten werden, weil die Belege ja immer noch hochgeladen werden müssen. Also ganz, ganz entlastet ist man nicht, aber natürlich, wir kümmern uns darum, dass das alles fristgerecht eingereicht wird.

Jörg Jung
Ich wollte eben sagen, ich meinte es daher, dass das Programm auch dann guter Anlass ist für den berühmten Tritt in den Hintern. Wenn ich kurz vor knapp bin, dann kann ich dann hier sehen, oh ich bin kurz vor knapp. Das meinte ich wirklich damit.

Maike Balzano
Genau, genau so. Ja, und ich denke mal auch, was noch ganz wichtig ist, das haben wir jetzt noch gar nicht angesprochen, wir haben jetzt ja immer gesprochen, ja gut, was passiert mit den Rechnungen, die wir bekommen und die wir danach hochladen? Das Programm, das Gate, das Portal hat natürlich auch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen. Ich meine, haben wahrscheinlich schon ganz viele jetzt gehört, das berühmte Wort E-Rechnung, da kommt man ja nicht mehr dran vorbei. Das kommt ja.

Jörg Jung
Genau, also im Prinzip ist es auch ab 2025 dann auch wirklich kompatibel mit dem berühmten Wort E-Rechnung. Wir hatten ja ein paar Podcastfolgen schon zu diesem Thema. Das ist schön. Das war alles sehr theoretisch. Das finde ich toll, dass wir jetzt mal in die Praxis gehen. Das heißt also, über dieses Programm bin ich dann auch E-Rechnung sicher sozusagen.

Maike Balzano
Genau, das Programm ist dafür ausgelegt. Man kann auch, also wenn man jetzt gleich direkt einsteigt, man kann es auch schon nutzen. Es ist wirklich ganz einfach, Rechnungen dort auszustellen und auch wiederholt, also das auch in Massen zu machen, also dass man nicht jedes Mal wieder ein neues Word- oder Excel-Dokument rausnehmen, ja erstellen muss. Und das also Rechnungsprogramm ist integriert und das ist was auch ganz, ganz wichtig ist für nächstes Jahr. Da ist es halt Pflicht, die E-Rechnungen so zu stellen, dass sie nicht mehr verändert werden können. In den normalen Rechnungsprogrammen kann man ja immer noch mal reingehen und vielleicht noch was ändern. Bei den E-Rechnungen darf das nicht mehr passieren und das Programm ist so darauf ausgelegt, dass es auch nicht gemacht werden kann.

Jörg Jung
Die Frage, die ich auch Jürgen Grabert in einer der letzten Podcastfolgen stellte, die Herausforderung, dass es natürlich ganz viele verschiedene E-Rechnungsbearbeitungsformate gibt oder Programme. Gleichzeitig das Ganze auch internationalisiert werden muss, weil nicht nur in Spanien, auch in Deutschland ist das ein großes Thema, die E-Rechnung, das hat das Programm, bzw. PGate im Griff.

Maike Balzano
Richtig, weil wenn du z.B. sagst, was mache ich, wenn ich eine E-Rechnung bekomme? In was für einem Format kommt die bei mir an? Normalerweise kommen die in einem XML-Format an und auch die Plattform, also die kann das auch lesen. Das heißt, es geht dann direkt in die Buchhaltung rein, weil so ein XML-Format, da kann ich ja nichts sehen drauf, aber das Programm kann es auslesen und es kann dann direkt verbucht werden.

Jörg Jung
Wie viel und wie lange war eigentlich die Projektzeit für PGate? Also das hört sich ja alles dann doch schon sehr kompliziert an und komplex. Du hast gesagt KI ist dann mit dabei. Also kannst du mir so ein bisschen Anhaltspunkte geben, wie lange Arbeitszeit war das Programm jetzt auf die Beine zu stellen und wer war da alles dran beteiligt?

Maike Balzano
Also ich meine, das waren jetzt schon knapp zweieinhalb Jahre, weil wir haben ja dem Buchhaltungsprogramm angefangen, dem reinen Buchhaltungsprogramm, bis das alles implementiert war und da waren einige Abteilungen aus der PlattesGroup daran beteiligt, außer den Informatikern halt auch in Zusammenarbeit mit den Steuerberatern, mit den Buchhaltern, die es ja auch dann letztendlich nutzen möchten, wir als Kundenberater, die dadurch den Praxistest einmal hier durchgeführt haben, weil bei uns muss es halt einmal funktionieren. Wir sind sind zwar keine Laien, aber wir sind keine Buchhalter. Und wenn das bei uns alles gut funktioniert, dann wissen wir auch, dass unsere Mandanten damit umgehen können, weil es soll ja einfach sein, es soll das Leben erleichtern und es soll es nicht noch verkomplizieren.

Jörg Jung
Du sagst gerade, ihr habt schon Probeläufe gestartet, das heißt also gibt es auch schon Mandanten, die das jetzt auch schon genießen oder ab wann geht es jetzt so richtig los, also wie ist denn die nächste Zeitplanung?

Melanie Llado
Also wir haben die Umstellung am 01.10. gemacht. Vorher hatten wir ein paar Probemandanten gehabt, die sich gerne zur Verfügung gestellt haben. Ab 01.10. sind schon viele mehr dabei, dieses Portal zu benutzen. Und ich muss sagen, von meiner Erfahrung her, die Resonanz ist sehr gut. Also alles was ich höre ist: "Es ist einfach, intuitiv. Es nimmt uns Arbeit weg." Sogar ein Kunde hat gesagt, es kann sein Buchhaltungsprogramm ersetzen. Also es ist sehr positiv, dass jetzt alles, was wir zurückbekommen haben.

Maike Balzano
Ja, einfach auch fürs Belegmanagement. Wir haben alle Belege, die hochgeladen wurden, sind dann an einem Ort. Du brauchst nicht mehr in verschiedenen Ordnern suchen, sondern du hast die einmal digital wirklich an einem Ort hinterlegt.

Jörg Jung
Ich bin mehr als begeistert und ich werde glaube ich auch Kunde der PlattesGroup. Wo kann ich mich hinwenden, wenn ich jetzt sage, ich will genauso arbeiten können und mein altes Buchhaltungsprogramm soll weg. Ich will mit PGate arbeiten. Wo finde ich was, an wen kann ich mich wenden?

Maike Balzano
Ja, also da kannst du dich einfach an mich, also Maike Balzano oder an die Melanie Llado wenden. Sonst auch an jeden anderen hier bei der PlattesGroup, also die Gestoria. Also du wirst an den entsprechenden Ansprechpartner weitergeleitet und wir können dir alles erklären, wie es funktioniert und auch gerne mal eine Demonstration machen, also wie das so in der Praxis funktioniert. Das haben wir jetzt auch schon einige Male gemacht.

Jörg Jung
Dann verlinken wir jeden Fall alle Kontaktdaten, die dazu notwendig sind, in den Show Notes für diese Folge. Da kommt da keiner dran vorbei. Und ich finde es wirklich auch vom Zuhören sehr innovativ. Vielen Dank an Melanie Llado und Maike Balzano für diese wunderbaren Ausführungen zum Thema und zum neuen Produkt PGate der PlattesGroup. Vielen Dank euch beiden.

Autor: Jörg Jung /Mitarbeit: C. Schittelkopp