Genesis-Moment für den Bürokratieabbau: die E-Rechnung

Alle Unternehmen haben es in der Hand, mit der von der Europäischen Union vorgeschriebenen Einführung der E-Rechnung die Digitalisierung nach vorne zu bringen! Während Deutschland als Stichtag den 1. Januar 2025 ausgegeben hat - betroffen ist zunächst der B2B-Bereich, also die Beziehungen zwischen Geschäftskunden - hat Spanien bisher noch keine Verwaltungsanweisung erlassen. Dennoch bereitet sich die PlattesGroup umfassend auf den anstehenden Wechsel vor. Denn es ist zu vermuten, dass Spanien kurzfristig die Einführung vorschreiben wird - vielleicht auch noch zur Jahreswende. Wir sind vorbereitet. 

Was genau ist eigentlich eine E-Rechnung?

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung – kurz für Elektronische Rechnung – um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen also keine E-Rechnung, weder in Deutschland, noch in Spanien. Auch eine digitale Signatur macht eine PDF-Rechnung noch nicht zur E-Rechnung. Anders gesagt: PDF-Rechnungen sind eine digitale Darstellung herkömmlicher Papierrechnungen und erfordern deswegen eine manuelle Verarbeitung.

Um ganz genau zu sein: Die E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einem PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz im XML-Format dar. Dies ermöglicht die medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung und Zahlung. Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Vorteile der E-Rechnung aus unternehmerischer Sicht

• Effizienzpotentiale in kaufmännischen Prozessen erschließen
• Kosteneinsparung: Eine Ausgangsrechnung als E-Rechnung spart ca. 6,60 Euro an Prozesskosten ein, eine Eingangsrechnung ca. 11,20 Euro (Quelle: Billentis-Studie).
• Die Automatisierungsquote der Finanzbuchführung kann mit strukturierten Daten vorangetrieben werden (ca. 70 Prozent Automatisierungsquote mit 15 Prozent Zeitersparnis gegenüber einer Buchführung nur mit per Scan digitalisierter Belege)
• Erhöhung der Datenqualität durch Verwendung strukturierter Daten
• Möglich sind auch Auftragsnachkalkulationen mit automatischer Zuordnung von Rechnungspositionen mit Auftragsbezug ohne manuelle Erfassung
• Liquiditätssteuerung auf Basis von Echtzeitdaten
• Der CO²-Fußabdruck wird deutlich verbessert. Während bei einer Papierrechnung rund 50 Gramm CO² anfallen, sind es bei einer E-Rechnung nur vier Gramm.
• Die E-Rechnung ermöglicht rechtssichere Prozesse.

Vorteile der E-Rechnung aus Sicht der Finanzverwaltung

• Eindämmung des Vorsteuerbetruges - die Schätzungen belaufen sich auf ca. 17 Milliarden Euro.
• Direkter Zugriff auf strukturierte Rechnungsdaten bei unveränderbarem Archiv (Forderung im Entwurf)
• Vorsteuerabzugsfähigkeit nur noch bei Nachweis der Buchung nach strukturierter E-Rechnung
• Treiber für die Digitalisierung 
• Erleichterungen bei der Erklärung des grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehrs innerhalb der EU und die Einbeziehung von Online-Portalen in die Dienstleistungskette, insbesondere im Bereich der kurzfristigen Personenbeförderung und Vermietung.
• Meldepflichten für umsatzsteuerrelevante Informationen sorgen für mehr Transparenz, zugleich wird die zusammenfassende Meldung abgeschafft. 

Hintergrund und aktuelle Entwicklungen in Spanien

Der Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen ist im Gesetz "Crea y Crece" geregelt, das im September 2022 verabschiedet wurde. Das spanische Ministerium für Wirtschaft und digitale Transformation sowie das Finanzministerium haben darin gemeinsam Anpassungen zur Weiterentwicklung vorgenommen, die der Europäischen Kommission zur Prüfung vorgelegt worden sind. Sie betreffen wesentliche Aspekte des Rechnungsstellungsprozesses.

Ziel ist es, den Zahlungsverkehr effizienter zu gestalten und Zahlungsrückstände zu reduzieren, was langfristig zu einem gesünderen Unternehmenswachstum beitragen soll. Zu den zentralen Änderungen gehören Anpassungen am Rechnungsstatus, dem Format des zur Verfügung gestellten staatlichen Formats (solución pública) sowie den Kommunikationsmechanismen und Fristen:

• Rechnungsstatus: Unternehmen und Selbstständige müssen den Status der Rechnungen – sei es deren Bezahlung oder Ablehnung – unabhängig davon, ob eine öffentliche oder private Plattform genutzt wird, fristgerecht an die öffentliche Lösung übermitteln.

• Öffentliches Format der E-Rechnung: Das festgelegte Syntaxformat für die öffentliche Lösung der E-Rechnung ist „Facturae“. Private Plattformen können jedoch auch andere Formate wie XML oder UBL verwenden.

• Kommunikation: Ein Mechanismus ermöglicht es, die Einziehung oder Nichtbezahlung von Rechnungen freiwillig zu melden.

• Rechnungskopien: Bei der Nutzung privater Plattformen muss eine Kopie der Rechnung stets auch an die staatliche Plattform übermittelt werden.

• Fristen: Für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro gilt eine Frist von zwölf Monaten zur Meldung von Rechnungsstatus. Kleinere Unternehmen erhalten eine verlängerte Frist von bis zu 36 Monaten.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung

Unternehmer und Selbstständige, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Rechnungen ausstellen, sind zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, sofern der Rechnungsempfänger ebenfalls ein Unternehmer oder Freiberufler ist. Ausnahmen gelten, wenn eine der beiden Parteien ihren Geschäftssitz nicht in Spanien hat oder es sich um vereinfachte Rechnungen handelt.

Zeitplan für die Einführung

Der Königliche Erlass tritt zwölf Monate nach seiner Veröffentlichung in Kraft und verpflichtet größere Unternehmen zur Umstellung. Für Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 8 Millionen Euro wird ein längerer Übergangszeitraum von bis zu 36 Monaten gewährt - die konkreten Fristen muss noch eine ausstehende Verwaltungsanweisung festlegen. In dieser Zeit müssen Unternehmen zusätzlich PDF-Kopien der Rechnungen bereitstellen, sofern der Empfänger dies wünscht.

Fazit: Elektronische Rechnungsstellung als neuer Standard

Das System der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien wird durch private Plattformen und eine zentrale öffentliche Lösung für die E-Rechnung unterstützt, die von der spanischen Steuerbehörde verwaltet wird. Dies ermöglicht eine transparente und effiziente Abwicklung des B2B-Zahlungsverkehrs. Für Unternehmen und Freiberufler bedeutet dies, dass sie ihre Rechnungen über diese Plattformen austauschen und zugleich eine Kopie jeder Rechnung an die öffentliche Lösung übermitteln müssen. Die elektronische Rechnungsstellung wird so zu einem unverzichtbaren Element des modernen Geschäftsalltags in Spanien.

Einschätzungen zur Umsetzung und zu den Auswirkungen der E-Rechnung gibt Willi Plattes, CEO der PlattesGroup, in einem aktuellen Willipedia Podcast "Genesis-Moment für den Bürokratie-Abbau". 

Mehr erfahren Sie auch auf unserem Event "Nachhaltige Strukturen für Familienunternehmer" am 26. September.