Genesis-Moment für den Bürokratie-Abbau

Jörg Jung
Ach, er hat wieder eine epische Überschrift geschaffen, der Willi Plattes: "Genesis-Moment für den Bürokratieabbau". Es geht um die E -Rechnung. Mein lieber Willi, erklär' uns erst mal, was ist denn da ab 2025 überhaupt geplant? Was müssen wir denn jetzt alle beachten? Es ist ja nicht mehr lange bis zum Jahreswechsel.

Willi Plattes
Ja, also der Begriff Genesis-Moment ist ja ein Stückchen metaphorisch. Es ist wirklich eine Neuerung, was da geschieht mit der E-Rechnung. Also womit haben wir uns auseinanderzusetzen? Die EU-Rechtsprechung hat allen Ländern vorgeschrieben, dass die E-Rechnung, also eine elektronische Rechnungserstellung, zur Pflicht wird.

Jetzt haben die einzelnen Länder die Aufgabe, das in nationales Recht umzusetzen. Da ist Deutschland mal wieder sehr weit vorne. Da wird ab dem 01.01. nächsten Jahres die E-Rechnung zur Pflicht. Die Spanier sind noch nicht ganz so weit. Es ist gesagt, dass es zur Pflicht werden soll, aber es gibt noch keine Verwaltungsanweisung für die Einführung der E-Rechnung. Also das ist im Augenblick der Sachstand. Aber was heißt das an sich, die E-Rechnung? Wir müssen einfach da auch mal in den Helikopter steigen und müssen sagen, es gibt ja in Europa aufgrund der Studie eines großen Anbieters im Beratungsbereich, der das recherchiert hat. Es gibt im Augenblick ca. 700 Anbieter in Deutschland, die E-Rechnungen anbieten. Und wir werden eine signifikante Zusammenführung von den Anbietern haben. Da wird es eine Menge Verlierer geben. Und wir sind in ganz engem Kontakt mit der DATEV in Deutschland. Die DATEV betreut circa 85 Prozent aller Mittelständler in Deutschland. Und die DATEV hat das größte Investitionsprogramm der DATEV-Geschichte aufgesetzt, um die E-Rechnung in Deutschland einzuführen. Und es geht nicht nur die Einführung der E-Rechnung, sondern was damit alles geschieht. Das ist, ich sag mal aus der Helikoptersicht, wieder Bürokratie. Aber wenn wir diese Digitalisierung, die teilweise mit KI angefüttert ist, vernünftig umsetzen, dann ist es wirklich ein Beitrag zum Bürokratieabbau.

Jörg Jung
Aber wenn es heißt "Ich muss was tun.." ab 2025, klingt das erst mal nervig, hat aber großes Effizienzpotential, sag ich mal, für Menschen, die im kaufmännischen Bereich unterwegs sind, teilweise sogar Kosteneinsparungen. Ist das richtig?

Willi Plattes
Ja, korrekt. Die Untersuchungen sagen Folgendes: Wenn eine Firma heute eine Ausgangsrechnung erstellt, passiert Folgendes, dass eine Ausgangsrechnung circa 11,20 Euro kostet. Wie man genau auf den Betrag gekommen ist, weiß ich nicht. Aber die gesamte Abwicklung, die da notwendig ist, soll wohl irgendwo pro Rechnung 11,20 Euro betragen. Und durch die Einführung der E-Rechnung kann man diese Kosten innerhalb des Betriebs von 11,20 Euro auf ca. 6 Euro reduzieren. Also das ist schon mal ein hoher Effizienzgewinn, aber es bedarf natürlich auch, dass die gesamten Prozesse und auch die IT-Systeme im Betrieb entsprechend umgestellt werden.

Jörg Jung
Was heißt denn das eigentlich? Also nicht nur der Rechnungssteller hat dann quasi die Rechnung, die er stellt jetzt in diesem E-Rechnungsformat, sondern der Rechnungsempfänger hat ja dann auch Pflichten, die es dann zu beachten gilt. Ist das richtig?

Willi Plattes
Korrekt. Also Ziel ist im Endeffekt, also wir als Kanzlei schicken jetzt an eine andere Firma eine Rechnung im E-Rechnungsformat, also nach den Vorgaben, die die EU gegeben hat. Die kommt dann bei dem anderen Unternehmer an. Das Finanzamt bekommt auch direkt Bescheid darüber. Somit wird also auch der Betrug mit der Umsatzsteuer wird signifikant reduziert. Also ist auch für den Staat eine bedeutend höhere Sicherheit. Aber ich habe dann als Rechnungssteller die Pflicht, in diesem Format an den Rechnungsempfänger zu stellen. Beide kennen das Format und wir schicken es aus unserem System raus und er integriert es direkt in sein System. Das heißt also, dass wir nicht die Rechnung drucken müssen, also erstellen müssen, drucken müssen, versenden müssen, per PDF versenden müssen und so weiter und so fort. Beim Rechnungsempfänger kommt es an, im Posteingang etc. Das fällt alles weg.

Jörg Jung
Spanienweit oder dann in dem Moment, also wenn jetzt auch der Zahlungsverkehr, der Rechnungsverkehr zwischen Spanien und Deutschland ist, das ist dann also auch gesichert, dass das alles in diesem Rahmen dann auch gesichert abläuft.

Willi Plattes
So soll es sein. Zuerst mal hat die EU gesagt, länder-spezifisch, also zuerst mal alle Rechnungen innerhalb Spaniens, alle Rechnungen innerhalb Deutschlands. Und in zwei Jahren soll es dann auch europaweit sein. Also dass wenn wir heute eine Rechnung an ein deutsches Unternehmen schicken oder ein anderes deutsches Unternehmen nach Spanien, dass das auch dann den Vorschriften der E-Rechnungsformate entspricht.

Jörg Jung
Jetzt haben wir es schon mal so betitelt: Das Ende der Zettelwirtschaft. Es sagen aber auch viele, ich mag doch Zettelwirtschaft. Welche Fristen gibt es denn dann zur Umstellung? Ist es sofort in Kraft? Hat man noch bisschen Zeit dafür und was passiert vor allem, wenn man es dann verschludert?

Willi Plattes
Tja, also wenn man es verschludert, dann passiert Folgendes: Die Rechnungen werden nicht mehr anerkannt, weil die Zustellung nicht dem offiziellen Format entspricht. Dann brauchst du auch die Rechnung nicht zu bezahlen. Also das hat schon signifikante Auswirkungen. Aber bleiben wir doch auf der positiven Seite der Medaille. Also wir haben ja in einer Folge, Jörg, du erinnerst dich, das mit deiner KI-Stimme gesagt. Jetzt wissen wir, dass die E-Rechnung kommt. Was haben wir innerhalb der Kanzlei jetzt gemacht? Wir haben ein Buchhaltungssystem, haben wir jetzt im Einsatz, das ist im Augenblick noch teilweise in der Testphase, also bei unseren neuen Mandanten wird es eingeführt, die bestehenden Mandate werden alle zum 31.12. diesen Jahres umgestellt. Mit diesem neuen Buchhaltungssystem kannst du aus dem System die Rechnung erstellen. Und jetzt bitte genau zuhören. Diese Rechnung wird dann automatisch in die Buchhaltung übernommen. Damit ist also ein Buchungsvorgang weg. Du hast das dann in der Buchhaltung direkt als Forderung mit den entsprechenden Umsatzsteuerkonsequenzen in deiner Buchhaltung. Und dann weiter, was wir unseren Mandanten jetzt anbieten, ist Folgendes: Du hast dann über das System, was wir ausgesucht haben, direkten Zugriff auf deine gesamten Buchhaltungsunterlagen.

Du hast also die Möglichkeit, deine betriebswirtschaftlichen Auswertungen per Klick jederzeit anzusehen. Und du kannst mit dem Buchhaltungssystem, was wir jetzt einsetzen, auch überprüfen, haben wir als Steuerbüro die Rechnung, die nicht im E-Format kommt, die wird ja automatisch eingespielt, also auch die Eingangsrechnungen, die werden automatisiert eingespielt. Aber es gibt ja noch Kassenbelege und andere Dinge, die per Papier oder per PDF noch geschickt werden. Du kannst also überprüfen, ob wir die verarbeitet haben. Also es gibt eine höhere Konsistenz in der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerbüro. Dadurch hast du natürlich als Mandant die Möglichkeit der Liquiditätssteuerung mit Echtzeitdaten.
Und wir werden zum Jahresende dann auch eine dauerhafte Körperschaftssteuerberechnung durchführen, dass du neben der Buchhaltung direkt auch deine anfallende Körperschaftssteuer ersehen kannst. Also wir haben dann ein Buchhaltungssystem, was wir jetzt eingesetzt haben, teilweise auch durch den Zwang der E-Rechnung, die jetzt rechtlich Pflicht geworden ist, haben wir genutzt, wirklich Bürokratieabbau zu betreiben. Denn der Mandant hat jetzt eine ganz andere Möglichkeit in der Kommunikation mit dem Steuerberater und umgekehrt. Also das ist Digitalisierung und auch Einsatz KI auf sehr hohem Niveau.

Jörg Jung
Klingt sogar CO^2-neutral, muss ich sagen.

Willi Plattes
Ja, ich komme nochmal zurück auf die Firma, die die Untersuchungen gemacht hat. Das ist die Bilentis AG. Und Bilentis hat also festgestellt, dass eine Papierrechnung zum Beispiel 50 Gramm CO2 produziert und die E-Rechnung 4 Gramm CO².

Jörg Jung
Jetzt müssen wir kurz mal klären, es gibt ja zum Beispiel auch Inhaber einer S.L., die andere Form einer GmbH. Ich bin aber auch ein ganz kleiner Autonomo. Das gilt für alle ab 2025?

Willi Plattes
Jain, also es gilt insoweit für alle, wenn es Geschäftsverkehr ist von Unternehmer zu Unternehmer. Dann kommt einige Monate später, in Spanien 18 Monate später, dass du also auch die Rechnungen an den Endverbraucher schicken musst. Und dann wieder zwölf Monate später kommt das, was ich eben schon gesagt habe, die länderübergreifende Überspielung.
Wir sagen also im B2B Bereich, also Business to Business, ist es Pflicht ab 01.01.25 in Deutschland. Wir gehen davon aus, dass es spätestens im April, Mai nächsten Jahres auch für Spanien gilt. Und dann kommt der Bereich B2C, also Business to Customer. Und das wird nachher, ich sag mal, überall sein. Damit hat natürlich die Unternehmerschaft einen signifikanten Vorteil, aber wir müssen natürlich auch sehen, die Transparenz für die Finanzämter wird da natürlich signifikant erhöht.

Jörg Jung
Deswegen ist es umso wichtiger, dass man sich an Profis, dass man sich an die PlattesGroup wendet, dass das gerade jetzt in dieser Übergangsphase alles Hand und Fuß hat. Also wir haben ja von Willi Plattes gerade gehört, ihr seid bestens vorbereitet, gerade auch was wieder den Einsatz von KI betrifft. Also bis zum Jahreswechsel ist man hier bei der PlattesGroup gut aufgehoben.

Willi Plattes
Ja, Jörg, vielen Dank, dass du das so sagst. Also wir werden jetzt in den nächsten Wochen bis zum Jahresende einerseits unsere Mandandschaft auf das neue System einstellen. Wir werden Schulungen hier machen und wir werden auch für mögliche Neumandate entsprechende Vorträge und Seminare anbieten, damit die das System kennenlernen. Weil es ist ein Digitalisierungsschub, der dadurch geschieht. Und wenn ich jetzt einmal weiterschaue. Ich habe ja jetzt über die E-Rechnung, habe ich ja alle Möglichkeiten, dass ich das in einer Datenbank sammle und habe dann auch die einzelnen Positionen der Rechnung. Also da kann ich nachher noch Lieferketten-Gesetzt und so weiter und so fort kann ich alles anhängen. Deswegen sage ich, das ist ein Beitrag zum Bürokratieabbau und da werden wir ganz intensiv dran sein, weil wir müssen die Digitalisierung nach vorne treiben. Das gilt für Deutschland genauso wie für Spanien. Und damit werden die gesamten Prozesse effizienter. Und natürlich dadurch, dass sie effizienter werden, auch für alle Unternehmer sinnstiftender. Und das ist unser Ziel, dass wir den Unternehmern helfen, nicht in der Bürokratie zu ersaufen, sondern wir versuchen den Weg zu finden, um wirklich besser und effizienter zu werden.

Jörg Jung
Es gibt auch auf WilliPedia eine News zu genau diesem Thema, die E-Rechnung. Da können Sie nochmal alle Vorteile, aber auch die Fristen zur Einführung nachlesen. Den Link zu den News haben wir natürlich auch in den ShowNotes für Sie bereitgestellt, damit man sich ab 2025 mit dem Ende der Zettelwirtschaft nicht verzettelt. Vielen Dank, Willi Plattes.

Willi Plattes
Vielen Dank, lieber Jörg.

Autor: Jörg Jung/Mitarbeit: C. Schittelkopp