E-Rechnung in Spanien

Die Unternehmen haben es in der Hand, mit der von der Europäischen Union vorgeschriebenen Einführung der E-Rechnung die Digitalisierung nach vorne zu bringen! Während Deutschland als Stichtag den 1. Januar 2025 ausgegeben hat – betroffen ist zunächst der B2B-Bereich, also die Beziehungen zwischen Geschäftskunden – hat Spanien bisher noch keine Verwaltungsanweisung zur Factura Electrónica erlassen.

Wir bei der PlattesGroup nutzen für Spanien bereits ein völlig neues Buchhaltungssystem, das der deutschen DATEV-Lösung nahe kommt. Unsere Mandanten können zusätzlich von einem digitalen Portal profitieren.

Im Handbuch zu unserem neuen Angebot erhalten Sie nützliche Anregungen: 

PGate

Die elektronische Rechnung nach EU-Standard

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist mehr als nur eine digitale Rechnung. Sie stellt einen strukturierten Datensatz dar, der maschinenlesbar ist, meist im XML-Format. Eine PDF-Datei, auch wenn sie digital signiert ist, erfüllt diese Anforderungen nicht. PDF-Rechnungen sind lediglich eine digitale Version herkömmlicher Papierrechnungen, die manuell verarbeitet werden müssen.

Die E-Rechnung hingegen ermöglicht eine vollständig automatisierte und medienbruchfreie Abwicklung, von der Ausstellung über die Übermittlung bis hin zur Verarbeitung und Zahlung. Die Informationen der Rechnung werden in einem Format bereitgestellt, das sofort von Buchhaltungssystemen gelesen und verarbeitet werden kann, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen:

• Effizienzsteigerung in kaufmännischen Prozessen
• Kosteneinsparungen: Die Bearbeitung einer E-Rechnung spart durchschnittlich 6,60 Euro bei Ausgangsrechnungen und 11,20 Euro bei Eingangsrechnungen (Quelle: Billentis-Studie).
• Automatisierung: Mit strukturierten Daten kann die Finanzbuchhaltung zu etwa 70 % automatisiert werden, was eine Zeitersparnis von 15 % gegenüber manuell bearbeiteten Belegen bedeutet.
• Verbesserte Datenqualität dank strukturierter Datensätze
• Automatische Zuordnung von Rechnungspositionen zu Aufträgen ohne manuelle Erfassung
• Bessere Liquiditätssteuerung auf Basis von Echtzeitdaten
• Umweltfreundlichkeit: Während eine Papierrechnung rund 50 Gramm CO2 verursacht, sind es bei einer E-Rechnung nur vier Gramm.
• Rechtssichere Prozesse und reduzierte Fehleranfälligkeit

Vorteile der E-Rechnung für die Finanzverwaltung:

• Reduktion von Vorsteuerbetrug, der auf etwa 17 Milliarden Euro geschätzt wird
• Direkter Zugriff auf strukturierte Rechnungsdaten durch die Finanzbehörden
• Vorsteuerabzug: Ohne strukturierte und korrekt verarbeitete elektronische Rechnung wird es schwieriger, die Vorsteuer abzuziehen und den Anforderungen der Verwaltung effizient nachzukommen.
• Förderung der Digitalisierung im Rechnungswesen und Vereinfachung des grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehrs in der EU

In Spanien ist die elektronische Rechnungsstellung seit dem Gesetz "Crea y Crece" aus dem Jahr 2022 ein fester Bestandteil des B2B-Zahlungsverkehrs. Die Umstellung auf E-Rechnungen zielt darauf ab, Zahlungsprozesse zu beschleunigen und das Unternehmenswachstum zu fördern. Unternehmen und Freiberufler sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, wenn der Empfänger ebenfalls ein Unternehmer ist. Größere Unternehmen müssen ab der Einführung innerhalb von 12 Monaten umstellen, während kleinere Unternehmen bis zu 36 Monate Zeit haben.

Neues Portal zur Buchhaltung in Spanien

Das System der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien wird durch private Plattformen und eine zentrale öffentliche Lösung für die E-Rechnung unterstützt, die von der spanischen Steuerbehörde verwaltet wird. Dies ermöglicht eine transparente und effiziente Abwicklung des B2B-Zahlungsverkehrs. Für Unternehmen und Freiberufler bedeutet dies, dass sie ihre Rechnungen über diese Plattformen austauschen und zugleich eine Kopie jeder Rechnung an die öffentliche Lösung übermitteln müssen. Die elektronische Rechnungsstellung wird so zu einem unverzichtbaren Element des modernen Geschäftsalltags in Spanien.

Ergänzend zu unseren neuen digitalen Plattform rund um die E-Rechnung bietet wir Ihnen eine moderne Lösung für den effizienten Austausch und die Verwaltung von Unternehmensdokumenten, Rechnungen und Belegen. Diese Anwendung erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht es, alle relevanten Informationen zentral zu verwalten. Beachten Sie, dass Darstellungen in der Anleitung aufgrund von Aktualisierungen oder Berechtigungen von der tatsächlichen Plattform abweichen können. Bei Fragen steht Ihnen Ihr Kundenberater jederzeit zur Verfügung.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Müheloser Dokumentenaustausch: Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente lassen sich einfach und schnell mit uns teilen und empfangen.
• Drag & Drop: Dokumente können bequem hochgeladen und versendet werden.
• E-Rechnung: Die Plattform unterstützt die elektronische Rechnungsstellung sowie das Einlesen von Rechnungen im XML-Format.
• Echtzeit-Transparenz: Sie haben stets aktuelle Informationen im Blick, einschließlich betriebswirtschaftlicher Auswertungen der letzten zwei Jahre sowie Zugriff auf alle Dokumente und deren Verarbeitung.
• Verbesserte Sicherheit: Ihre sensiblen Daten sind durch modernste Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten.
• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Navigation ermöglicht eine einfache Nutzung ohne aufwendige Einarbeitung.
• Mobile App

Das PG-Accounting Portal optimiert Ihre Dokumentenverwaltung und bietet Ihnen die nötige Transparenz und Sicherheit in einem digitalen Umfeld.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Willi-pedia News: Genesis-Moment für den Bürokratieabbau: die E-Rechnung

Mehr zur E-Rechnungspflicht in Deutschland erläutert Jürgen Grabert (Head of Accounting Solutions bei DATEV) im Willi-pedia Podcast: "Einmalige Chance, die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben!"