Außenprüfung

Die Außenprüfung, auch Betriebsprüfung genannt, ist ein wichtiges Instrument der Finanzverwaltung. Sie dient dazu, die steuerlich relevanten Verhältnisse eines Unternehmens oder einer Privatperson vor Ort zu überprüfen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Steuererklärungen, Buchführungen und Aufzeichnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und dass die Besteuerung gleichmäßig erfolgt. Da eine Außenprüfung einen Eingriff in die Rechte des Steuerpflichtigen darstellt, ist ihr Ablauf im Detail gesetzlich geregelt.

Gesetzliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen der Außenprüfung finden sich in der Abgabenordnung, insbesondere in den Paragraphen 193 bis 203. Ergänzend gilt die Betriebsprüfungsordnung, die das Verfahren im Detail beschreibt.

Darüber hinaus spielen auch Regelungen des Steuerverfahrensrechts eine Rolle, etwa zu Mitwirkungspflichten, zur Fristenhemmung und zum elektronischen Datenzugriff. Seit dem Jahr 2025 gelten neue gesetzliche Bestimmungen, die Außenprüfungen effizienter und zeitnäher gestalten sollen.

Zulässigkeit und Auswahl

Eine Außenprüfung kann bei allen Steuerpflichtigen angeordnet werden, die ein Unternehmen betreiben oder eine gewerbliche Tätigkeit ausüben. Dazu zählen Betriebe aus Industrie, Handwerk, Dienstleistung, Landwirtschaft und Freiberufler. Auch bei Personen, die Einkünfte aus Kapitalvermögen oder Vermietung erzielen, ist eine Außenprüfung möglich, wenn die erzielten Überschüsse eine bestimmte Größenordnung erreichen. Nicht jeder Steuerpflichtige wird automatisch geprüft. Die Finanzverwaltung wählt die Prüffälle nach bestimmten Kriterien aus. Maßgeblich sind etwa Auffälligkeiten in Steuererklärungen, die wirtschaftliche Bedeutung des Unternehmens, Branchenbesonderheiten oder das Zufallsprinzip.

Reformen und Neuerungen seit 2025

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts wurde das Prüfungsverfahren weiterentwickelt. Die Hemmung der Festsetzungsverjährung endet spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung erging.

Neu eingeführt wurde das sogenannte Mitwirkungsverzögerungsgeld. Es kann festgesetzt werden, wenn ein Steuerpflichtiger seinen Mitwirkungspflichten trotz Aufforderung nicht nachkommt. Ziel ist es, Außenprüfungen zügiger abzuschließen und Verzögerungen zu vermeiden.

Formen der Außenprüfung

Die Außenprüfung kann unterschiedliche Schwerpunkte haben:

• Reguläre Betriebsprüfung: Umfassende Kontrolle aller relevanten Steuerarten und Geschäftsvorgänge.

• Lohnsteuerprüfung: Überprüfung der korrekten Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber.

• Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Untersuchung bestimmter Umsatzsteueraspekte, insbesondere bei häufigen Vorsteuererstattungen oder grenzüberschreitenden Umsätzen.

• Sonderprüfungen durch die Zollverwaltung: Überprüfung bei Unternehmen mit Import-, Export- oder Verbrauchsteuerbezug.
   

Mitwirkungspflichten

Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, aktiv an der Aufklärung mitzuwirken. Dazu gehört die Erteilung von Auskünften, die Vorlage von Belegen und die Bereitstellung der Buchführungsdaten. Der Prüfer hat das Recht, Geschäftsräume zu betreten und Unterlagen einzusehen. Wer seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nur unzureichend nachkommt, riskiert finanzielle Sanktionen. Seit 2025 kann die Finanzverwaltung bei anhaltender Verzögerung ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festsetzen.

Rechtsbehelfe und Rechtsschutz

Die Prüfungsanordnung selbst ist ein Verwaltungsakt und kann mit einem Einspruch angefochten werden. Der Prüfungsbericht dagegen ist kein Verwaltungsakt, sondern eine reine Tatsachenfeststellung. Änderungen erfolgen erst mit neuen Steuerbescheiden, gegen die ebenfalls Einspruch möglich ist. Beginnt eine Außenprüfung, wird die Verjährungsfrist für die Steuerfestsetzung gehemmt. Wird sie ohne Beanstandungen abgeschlossen, muss der sogenannte Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben werden.

Bedeutung in der Praxis

Für Unternehmen und Unternehmer stellt die Außenprüfung eine regelmäßige Realität dar, insbesondere bei wachsender Unternehmensgröße oder internationalen Geschäftsbeziehungen. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend: Eine ordnungsgemäße Buchführung, nachvollziehbare Verträge, klare Belegführung und strukturierte Abläufe verringern das Risiko von Beanstandungen erheblich. Die Reformen der letzten Jahre sollen die Außenprüfung modernisieren, beschleunigen und transparenter machen. Für international tätige Unternehmen gewinnt sie zunehmend auch eine grenzüberschreitende Dimension, da Steuerbehörden verschiedener Staaten enger zusammenarbeiten, um steuerliche Risiken und Gewinnverlagerungen zu erkennen.

(Stand: Oktober 2025/ng)