Neuregelung des BMF: Bewirtungskosten auf Mallorca werden strenger bewertet

Mit dem neuen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 19. November 2025 wurden die Anforderungen an die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen neu gefasst und verschärft. Die Änderungen gelten bereits für das Kalenderjahr 2025 und betreffen auch deutsche Steuerpflichtige, die in Spanien geschäftlich aktiv sind. Nach Randnummer 23 unterscheidet der Gesetzgeber nicht zwischen Bewirtungen im Inland oder Ausland – alle formalen Anforderungen gelten uneingeschränkt auch für Spanien.

1. Was deutsche Steuerpflichtige in Spanien jetzt beachten müssen

Damit Bewirtungskosten in Spanien als Betriebsausgaben abziehbar sind, müssen sämtliche deutschen Formalanforderungen erfüllt werden. Das betrifft insbesondere:

• maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete Rechnungen

• vollständige Pflichtangaben (Name und Anschrift des Restaurants, Datum, genaue Leistungsbeschreibung, Tag der Bewirtung)

• bei Rechnungen über 250 € zusätzlich: Rechnungsnummer, Steuernummer/USt-ID des Restaurants, Name des bewirtenden Steuerpflichtigen

• zeitnah erstellte Eigenbelege mit Angaben zu Anlass, Teilnehmern, Ort und Tag

Die deutsche Finanzverwaltung akzeptiert unvollständige oder handschriftliche Rechnungen grundsätzlich nicht.

2. Ausnahmefälle bei Bewirtungen in Spanien

Das BMF sieht nur eine eng begrenzte Ausnahme vor: Eine ausländische, nicht maschinell erstellte Rechnung kann ausnahmsweise anerkannt werden, wenn glaubhaft gemacht wird, dass eine elektronische oder maschinelle Rechnung nicht erhältlich war und der betreffende Staat keine Pflicht zur elektronischen Belegerstellung vorsieht.

Für Spanien bedeutet dies: Viele Restaurants verfügen über moderne Kassensysteme – handschriftliche Rechnungen gelten daher nur selten als entschuldbar. Der Steuerpflichtige trägt die Beweislast. Ohne glaubhafte Erklärung droht die vollständige Nichtanerkennung der Bewirtungskosten.

3. Praktische Auswirkungen für Unternehmen und Unternehmer in Spanien

Geschäftliche Bewirtungen gehören im spanischen Geschäftsumfeld zum Alltag. Die neuen Anforderungen führen jedoch zu strengerer Prüfung durch deutsche Finanzämter. Wichtig ist daher:

• Rechnungen nur von Betrieben annehmen, die maschinell erstellte Belege ausgeben können.

• Eigenbelege immer vollständig und zeitnah erstellen, alternativ digital signieren.

• Dokumente systematisch ablegen, um GoBD-Konformität sicherzustellen.

• Keine nachträglichen Ergänzungen, da diese steuerlich riskant sind.

Unternehmen, die regelmäßig in Spanien bewirten, sollten interne Prozesse anpassen und ggf. digitale Tools für die Belegverwaltung einsetzen.

4. Fazit: Abzugsfähigkeit bleibt – aber nur bei strikter Einhaltung aller Vorschriften

Bewirtungsaufwendungen in Spanien bleiben auch nach der Neuregelung grundsätzlich steuerlich abzugsfähig. Entscheidend ist jedoch die vollständige Erfüllung aller formalen Anforderungen nach deutschem Recht. Die neuen Vorgaben erhöhen die Transparenz, aber auch die Anforderungen an internationale Geschäftsbeziehungen. Für deutsche Steuerpflichtige in Spanien gilt: Nur wer vollständig, zeitnah und dokumentiert nachweist, kann Bewirtungskosten weiterhin steuerlich geltend machen.