So funktionieren Notarbüros im Lockdown auf Mallorca

Notariate sind in Spanien öffentliche Stellen von allgemeinem Interesse und sind als solche auch während des seit Montag (16.03.) offiziell geltenden Alarmzustandes geöffnet. Allerdings werden die notariellen Beglaubigungen nur in dringenden Fällen vergeben.

Um einen Termin zu bekommen, muss das Notariat per Email oder telefonisch kontaktiert und der zu beglaubigende Sachverhalt erläutert werden. Die Kontaktdaten kann man unter www.notariado.org aufrufen. Der Notar entscheidet aufgrund der individuellen Sachlage, ob eine Dringlichkeit vorliegt.

Der Notartermin findet im Fall der Zustimmung im Notarbüro statt. Es sind sowohl von den Büromitarbeitern als auch von den Mandanten alle Maßnahmen zur Sicherheit einzuhalten, etwa ausreichenden Abstand halten. Es dürfen höchsten fünf Personen am Termin beteiligt sein.

Anordnung der Notarkammer - Definition von Dringlichkeit

RUNDSCHREIBEN 2/2020 DER STÄNDIGEN KOMMISSION DES GENERALRATS DER NOTARKAMMER VOM 18. MÄRZ 2020 - Freie Übersetzung ohne Rechtsanspruch

Der Generalrat des Notariats möchte seinen Dank an unsere Kollegen sowie an unsere Mitarbeiter aussprechen, die im Rahmen einer Gesundheitskrise, in die wir alle eingetaucht sind und die sich für die Erhaltung der öffentlichen Gesundheit einsetzen, in Übereinstimmung mit dem, was einen wesentlichen öffentlichen Dienst ausmacht, jeden Tag ins Notariat gehen, um Menschen zu betreuen, die sich in einer dringenden Situation befinden.

Die Instruktion der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen vom 15. März 2020 über die Annahme von Maßnahmen, die die angemessene Erbringung des notariellen öffentlichen Dienstes gewährleisten, legt fest, dass die notarielle Intervention auf "jene Handlungen mit dringendem Charakter" reduziert werden muss, so dass "der Notar davon absieht, Interessenten für Handlungen, die nicht diesen Charakter haben, vorzuladen“.

Dies steht im Einklang mit der Einschränkung der Bewegungsfreiheit, um die Verbreitung von COVID-19 zu verhindern, die in der Erklärung des Alarmzustands durch den Königlichen Erlass 463/2020 vom 14. März festgelegt wurde.

Aus diesem Grund muss die Beurteilung der Dringlichkeit durch den Notar restriktiv erfolgen, um verbotene Bewegungen im aktuellen Alarmzustand zu vermeiden. Die Vielzahl der Szenarien, die in der Praxis in Betracht gezogen werden, macht es ratsam, Kriterien aufzustellen, die die Art und Weise, in der der notarielle Dienst während des Zeitraums, in dem die Erklärung des Alarmzustands in Kraft bleibt, so weit wie möglich abgrenzen.

Dieses Auslegungsrundschreiben wird gemäß den Bestimmungen von Artikel 339 der Notarordnung und, ganz wesentlich und angesichts des Ausnahmecharakters der Situation, als Folge der Bestimmungen von Regel 4 der Instruktion vom 15. März der DGSJ und FP herausgegeben, da letztere beabsichtigt, daß der Allgemeine Rat der Notare, immer in Abstimmung mit dem Verwaltungszentrum, die allgemeinen Kriterien für das Handeln und die Kontrolle im gesamten Staatsgebiet festlegt. Dieses Rundschreiben gilt daher im gesamten Staatsgebiet und für alle Notarkammern.

Erstens: Allgemeine Regeln.

1. Notarielle Intervention ist unter den gegenwärtigen Umständen eine Ausnahme, und daher muss die Dringlichkeit restriktiv ausgelegt werden, da sie eine verbotene Bewegung im verordneten Alarmzustand impliziert.
    
2. Dringlichkeit darf nicht mit höherer Gewalt oder unwiderstehlicher Gewalt gleichgesetzt werden. Der Notar muss die Umstände beurteilen, um sich vor einer eventuellen Einberufung des Interessenten in sein Notariat eine Meinung zu diesem Thema zu bilden. Bei seiner Beurteilung muss der Notar die Art des Geschäfts, das Vorhandensein von Ausschlussfristen und andere Fragen, wie das Vorhandensein eines schweren Schadens infolge der Verweigerung, die gegebenenfalls die dringende Notwendigkeit des Betroffenen oder eines von ihnen offenbaren, abwägen.

Zweitens - Sonderregeln:

Der Interessent muss sich vorab telefonisch oder per E-Mail an das Notariat wenden, um den entsprechenden Termin zu beantragen und eine Aufzeichnung der Dringlichkeitsursache zu hinterlassen, für die er die Intervention des Notars beantragt. Um die Dringlichkeit zu rechtfertigen und die Daten der Bewilligung zu liefern, sollte daher die elektronische Post das bevorzugte Mittel sein, wobei die telefonische Bestellung ausnahmsweise die Ausnahme ist, die nur für die Personen verwendet werden sollte, die nicht über telematische Mittel verfügen.
Hält der Notar die Dringlichkeit für gerechtfertigt, so lädt er den Antragsteller vor und weist ihn darauf hin, dass er mit den Mitteln des Selbstschutzes, die die gesundheitliche Sicherheit garantieren, zum Notariat gehen muss.

Die Ursache des Notfalls ist schriftlich festzuhalten und in einer gesonderten Akte aufzubewahren, in der die Protokollnummer oder die Eintragungsnummer des Registers angegeben ist, so dass die Einhaltung der von der Regierung nach der Erklärung des Alarms verhängten Maßnahmen gerechtfertigt werden kann. Diese Akte ist vier Jahre lang aufzubewahren und den Verwaltungsräten der Notarkollegien sowie den Verwaltungs- und Justizbehörden zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen.

Unbeschadet des Erfordernisses der Amtsenthebung und der Ernennung braucht der Grund für die Dringlichkeit bei den nachstehend aufgeführten Vorgängen, die nicht nur typisch, sondern auch von Natur aus dringend sind, nicht begründet oder eingereicht zu werden. In anderen Fällen ist der Notar verpflichtet, die Umstände der Dringlichkeit zu beurteilen.

Fälle, die keine Dringlichkeit rechtfertigen:

Alle Operationen, die von der Regierung in dieser Angelegenheit bestimmt wurden und die notarielle Interventionen beinhalten.
In Übereinstimmung mit den Bestimmungen von Artikel 7.1 f) des Königlichen Erlasses 463/2020 vom 14. März sowie des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2020 vom 17. März:

1. Die Finanzierungstätigkeit der Finanzinstitutionen und ihre akzessorischen Garantien.
2. Die Tätigkeit von Versicherungsgesellschaften.

Kriterien zur Beurteilung der Dringlichkeit in anderen Fällen.

Unter Berücksichtigung des übergeordneten Ziels der Verhütung und Eindämmung des Virus und der Milderung seiner gesundheitlichen, sozialen und wirtschaftlichen Auswirkungen wägt der Notar in anderen Fällen die Dringlichkeit unter besonderer Berücksichtigung der ihn motivierenden Bedürfnisse und seiner Unzerstörbarkeit ab, wobei er sich an den folgenden Kriterien orientiert:

1. Nahe am Ablauf konventioneller Fristen: Der Alarmzustand hat zur Aussetzung der gesetzlichen Verjährungs- und Ablauffristen geführt. Aber die konventionellen Fristen sind nicht generell ausgesetzt worden.
2. Die Notwendigkeit, schwere und irreparable Sachschäden zu vermeiden.

Handlungen persönlicher Natur.

In diesen sehr unterschiedlichen Fällen muss der Notar die Dringlichkeit je nach den Umständen beurteilen, ohne dass er eingreifen muss, wenn andere alternative Verfahren möglich sind, die das mit der Verlegung verbundene Risiko vermeiden oder die einen Aufschub seines Eingriffs ermöglichen.

Handlungen außerhalb des Notariats.

Gemäß Absatz 3 b) der zweiten Regel der Instruktion der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen vom 15. März darf er nicht außerhalb des Notariats arbeiten. Als absolute Ausnahme kann der Notar jedoch aus Gründen höherer Gewalt und in Übereinstimmung mit Artikel 7 des Königlichen Erlasses 463/2020 vom 14. März aus seinem Amt ausscheiden; in diesem Fall muss er seinen Verwaltungsrat oder das von ihm mit der Beurteilung beauftragte Organ benachrichtigen.

Aussetzung der Verfahrensfristen.

Sie muss als auf die Akten der freiwilligen Gerichtsbarkeit anwendbar betrachtet werden, wie es bei den Akten geschieht, die alternativ an einem Gerichtsort durchgeführt werden.

Aussetzung der administrativen Fristen.

Gewöhnliche Fristen für die Ausstellung von Kopien werden ausgesetzt, mit Ausnahme derer, die aufgrund ihrer Art dringend sind, sowie derer, die nach den besonderen Vorschriften der zuständigen Steuerverwaltung übermittelt werden müssen.
Der Notar bemüht sich, die Dokumentation zum Zeitpunkt der Unterzeichnung im Voraus zu erstellen, um Verzögerungen zu vermeiden. In diesem Zusammenhang wird empfohlen, dass der Dokumentenentwurf, wenn immer möglich, vor der Ernennung elektronisch an den Adressaten geschickt wird.

In jedem Fall wird darauf geachtet, die Anwesenden so zu verteilen, dass sich möglichst keine Personen im Wartezimmer, in Gemeinschaftsräumen oder in Transitbereichen aufhalten.

Hinsichtlich derjenigen Anwesenden, die aufgrund der Anzahl der Unterzeichner oder weil sie mehrere zusammenhängende Operationen beinhalten, eine übermäßige Konzentration von Personen verursachen können, trifft der Notar die erforderlichen Vorkehrungen, um die Einhaltung der Gesundheitsmaßnahmen zu gewährleisten, um die daraus resultierenden Risiken zu vermeiden.
Ist es nicht möglich, die Anforderung durch die Erfüllung dieser Bedingungen zu erfüllen, so fordert der Notar den Vorstand auf, diese nacheinander den Notaren des Ortes oder gegebenenfalls des Bezirks vorzulegen, damit sie unter angemessenen Bedingungen durchgeführt werden können.

Flexibilitätsmaßnahmen, die für juristische Personen des Privatrechts gelten.

Gemäß Artikel 40 des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2020 vom 17. März können während der Alarmperiode die Sitzungen der Leitungs- und Verwaltungsorgane von Vereinigungen, Zivil- und Handelsgesellschaften, des Leitungsrats von Genossenschaften und des Stiftungsrats von Stiftungen per Videokonferenz abgehalten werden, sofern dadurch die Authentizität und die bilaterale oder plurilaterale Verbindung in Echtzeit und mit Bildern der Fernteilnehmer sichergestellt wird.

In Übereinstimmung mit Artikel 40 Absatz 7 kann von den Notaren verlangt werden, dass sie an den Sitzungen der oben genannten Organe teilnehmen und Protokolle darüber anfertigen, wobei Fernkommunikationssysteme verwendet werden, die die Erfüllung der Funktion des Notars angemessen gewährleisten, vorausgesetzt, dass das von der juristischen Person verwendete Videokonferenzsystem die Authentizität und die bilaterale oder plurilaterale Verbindung in Echtzeit und mit Bildern der Fernteilnehmer gewährleistet.

Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen

Die Notare, die die beantragte Maßnahme aus Gründen ablehnen, die sie nicht für dringend halten, können den Verwaltungsrat per E-Mail informieren, um die spätere Kontrolle der getroffenen Entscheidungen zu erleichtern. Eine solche Mitteilung an den Verwaltungsrat muss die dem Notar zur Verfügung stehenden Daten enthalten, die eine ausreichende Identifizierung der Operation ermöglichen.
Die Notarkammern können die Notare telematisch um die Liste der eingeschalteten und autorisierten Dokumente bitten. Solange der Alarmzustand in Kraft ist, wird ein solches Ersuchen mit den im Gesetz 24/2001 vom 27. Dezember vorgesehenen telematischen Mitteln gestellt, insbesondere mit der Firmenpost (@correonotarial.org) oder, in Anbetracht der Ausnahmesituation, mit der persönlichen Post (@notariado.org).

Fristen

Solche Anträge müssen spätestens zwei Arbeitstage nach Eingang beim ersuchten Notar beantwortet werden. Die Ständige Kommission des Generalrats der Notare kann je nach Entwicklung der Gesundheitskrise und der im Rahmen des Alarmzustands ergriffenen Maßnahmen der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen die Aufnahme, Änderung und Streichung von Dokumenten aus einer Liste vorschlagen, in der die Auffassung vertreten wird, dass ihre Natur einen dringenden Bedarf voraussetzt.