Alle Vorteile der E-Rechnung schon jetzt: So geht Buchhaltung mit der PlattesGroup
01. April 2025
Schon wieder ein neues Programm? Umstellungen in der Buchhaltung und Rechnungsstellung lösen in der Regel keine Freudenstürme aus. Dabei bringen die anstehenden Neuerungen rund um Vorgaben der spanischen Regierung und die EU-weit verpflichtende Einführung der E-Rechnung eine Reihe von handfesten Vorteilen mit sich - zumindest für alle, die sie zu nutzen wissen.
Eine solche Ersparnis von Zeit und Arbeit erleben die Mandanten der PlattesGroup schon jetzt – mit einem Buchungsportal, das nicht nur den Austausch von Dokumenten aller Art radikal vereinfacht und betriebswirtschaftliche Auswertungen in Echtzeit ermöglicht, sondern auch bereits die Ausstellung von E-Rechnungen beinhaltet. Die PlattesGroup hat die Technologie der Zukunft bereits umfassend implementiert und ist damit dem vom Gesetzgeber auf den Weg gebrachten Innovationsschub mehrere Schritte voraus.
“Wir wollen vorne mit dabei sein statt der Entwicklung hinterher zu hecheln”, sagt Willi Plattes, CEO der PlattesGroup. “Warum sollten wir bis zum Stichtag am 1. Januar 2026 warten, wenn sich das neue System schon jetzt ausprobieren, anwenden und für eine Optimierung der Betriebsabläufe nutzen lässt?”
Die Vorschriften
Die Europäische Union und die spanische Regierung haben umfangreiche Vorgaben für die künftige Rechnungsstellung gemacht.
Zum einen gibt es das spanische Gesetz 1007/2023, auch als Verifactu-Regelung bekannt.
Das Gesetz verbietet Programme, mit denen bereits ausgestellte Rechnungen verändert werden können. Vielmehr soll unter anderem durch einen Identifikationscode in der E-Rechnung sichergestellt werden, dass jeder Geschäftsvorgang eine Rechnung und eine Buchung im EDV-System erzeugt, die nicht geändert werden können. Für die Software muss eine eidesstattliche Erklärung des IT-Anbieters zur Erfüllung der neuen Vorschriften vorliegen. Darüber hinaus wird empfohlen, dass der Anbieter die künftige Aktualisierung der Software im Falle von Änderungen der Vorschriften ohne Zusatzkosten garantiert.
Gedruckte Rechnungen benötigen einen QR-Code zum Abgleich mit den elektronisch gespeicherten Daten.
Künftig müssen die Rechnungsdaten außerdem kontinuierlich an das Finanzamt übermittelt werden, alternativ ist eine elektronische Signatur und eine vierjährige Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben.
Das Regelwerk ist ab 1. Januar 2026 für Unternehmen in Spanien verpflichtend, ab 1. Juli 2026 auch für Selbstständige (autónomos).
Zum anderen schreibt die EU-Richtlinie 2014/55/EU im B2B-Bereich, also bei den Beziehungen zwischen Geschäftskunden, die schrittweise Umstellung auf die E-Rechnung vor.
Dabei geht es nicht darum, Papier durch PDF-Dokumente zu ersetzen. Vielmehr müssen die Rechnungsdaten in einem strukturierten Datensatz im XML-Format vorliegen, um die die medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung und Zahlung zu ermöglichen.
Die Umsetzung in spanisches Recht muss noch festgezurrt werden. Nach Verabschiedung haben Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro ein Jahr Zeit, um die Verordnung umzusetzen, die weiteren Unternehmen zwei Jahre.
Das passiert bei der PlattesGroup
Bei der PlattesGroup ist diese Umstellung bereits jetzt komplett abgeschlossen, und Mandanten können alle Vorteile des neuen Verfahrens im Buchungsportal PGate nutzen - einem Portal, das umfassend und einfach zu handhaben ist, wie bereits die ersten Reaktionen von Mandanten zeigen. Für Versand oder Ausstellung werden keine weiteren Zusatzprogramme benötigt - Rechnungen können heruntergeladen und via E-Mail an den Kunden versendet oder direkt als Download-Link geschickt werden. Die Buchhaltung erhält die Rechnung automatisch bei Ausstellung.
Die Vorteile im Überblick:
Müheloser Dokumentenaustausch: Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente lassen sich einfach und schnell mit den Buchhaltern der PlattesGroup austauschen. Der Mandant lädt Belege hoch, diese werden in einem ersten Schritt durch die KI erfasst, in einem zweiten Schritt dann geprüft und verbucht.
Drag & Drop: Dokumente können bequem hochgeladen und versendet werden.
E-Rechnung: Die Plattform unterstützt die elektronische Rechnungsstellung sowie das Einlesen von Rechnungen im XML-Format.
Echtzeit-Transparenz: Mandanten haben stets aktuelle Informationen im Blick, einschließlich betriebswirtschaftlicher Auswertungen der vergangenen zwei Jahre sowie Zugriff auf alle Dokumente und deren Verarbeitung.
Verbesserte Sicherheit: Sensible Daten sind durch modernste Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten.
Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Navigation ermöglicht eine einfache Nutzung ohne aufwendige Einarbeitung.
Mobile App: Mit ihr lassen sich - zum Beispiel nach dem Geschäftsessen - direkt die Belege ins System hochladen.
Hilfen und Sanktionen
Der spanische Staat hat eine Reihe von Hilfen aufgelegt, um die Umstellung zu erleichtern. So bietet etwa das Finanzamt eine kostenlose Anwendung an, mit der Rechnungen im vorgeschriebenen Format ausgestellt und empfangen werden können. Für diese Anwendung wird allerdings laut Website kein technischer Support geleistet. Weiterhin beantragt werden können umfangreiche finanzielle Hilfen im Rahmen des Kit digital.
Gleichzeitig hat die spanische Regierung einen Strafkatalog aufgelegt für Unternehmen und Nutzer, die die Verifactu-Vorschriften nicht oder falsch anwenden. IT-Unternehmen droht bei Zuwiderhandlung eine Strafe in Höhe von 150.000 Euro pro Geschäftsjahr sowie pro EDV-System oder Programm, das die Auflagen nicht erfüllt. Software-Nutzer im Besitz von EDV-Systemen oder Programmen, die nicht den Vorschriften entsprechen, müssen theoretisch eine Strafe von 50.000 Euro pro Geschäftsjahr fürchten.
