Zeitenwende für die Betriebsprüfung - Auswirkungen für Spanien

Kooperation und mögliche verbindliche Zusagen

Der deutsche Gesetzgeber hat mit § 38 EGAO den Begriff eines Steuerkontrollsystems gesetzlich fixiert. Zentraler Inhalt dieser Vorschrift ist, dass die Finanzbehörden nach der Prüfung eines Steuerkontrollsystems eine Beschränkung über Art und Umfang der Ermittlungen für die nächste Betriebsprüfung verbindlich zusagen können.

Die verkürzte - und insoweit sensationelle - Botschaft ist, dass die Verwaltung nach einer bloßen Systemprüfung die Aussparung von Prüfungsfeldern verbindlich zusagen kann. Die wesentlichere Subbotschaft liegt aber darin, dass künftig eine kooperative Zusammenarbeit das neue Leitbild bei der Betriebsprüfung sein soll. Interne Kontrollsysteme spielen dabei eine besondere Rolle.

Gesetzliche Definition eines "Steuerkontrollsystems"

Auf den ersten Blick klingt der Begriff „Internes Kontrollsystem“ nach DAX-Konzernen oder Unternehmen, die auch in dieser Preisklasse spielen. Aber eine genauere Betrachtung der gesetzlichen Regelung zeigt, dass der IKS-Begriff für alle Betriebe erfüllbare Voraussetzungen enthält. In Absatz 2 des § 38 EGAO wird der Begriff „Steuerkontrollsystem“ definiert: Es ist die Summe alle innerbetrieblichen Maßnahmen, die in irgendeiner Hinsicht sicherstellen, dass die Sachverhalte, die für das Steuerrecht bedeutsam sind, berücksichtigt und richtig aufgezeichnet, die Steuern fristgerecht und vollständig abgeführt werden.

Diese Definition setzt also nicht Mindestanforderungen an ein IKS, sondern begreift dieses als die bereits bestehenden systemischen Methoden des Betriebes. Auch wenn der Wortlaut dies nicht ausdrücklich formuliert, wird aber ein gewisses Maß an Kontrolle vorausgesetzt und dass diese so beschaffen ist, dass sie von sich aus eine Überprüfung der laufenden Geschäftsvorfälle beinhaltet. Denn nach Absatz 2 Satz 2 muss „Das Steuerkontrollsystem … die steuerlichen Risiken laufend abbilden.“

Herausforderungen für Steuerberater und Unternehmer

Die offene Formulierung ist deutlich von der Einsicht geprägt, dass es kein IKS geben kann, das alle möglichen steuerlichen Risiken abbildet. Das ermöglicht einen evolutionären Aufbau eines Steuerkontrollsystems auf Basis der vorhandenen Systeme. Ziel sollte sein, dass die Fehlerquellen eines möglichen Prüfungsfeldes, deren Auswirkungen für die Steuerlast beachtlich sind, systematisch überprüft werden. Denn dann kann die Finanzbehörde nach Überprüfung zu einem Urteil kommen, dass nur ein unbeachtliches steuerliches Risiko besteht. Das gilt für nationale wie internationale Betriebsstätten gleichermaßen. Auch und gerade für Auslandssachverhalte können interne Kontrollsystems helfen, unangenehme Überraschungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Der Aufbau eines Steuerkontrollsystems setzt zum einen Kenntnisse über die Funktions- und Wirkungsweise eines solchen Systems voraus. In der Regel wird dies nicht durch die Lektüre theoretischer Abhandlungen zu diesem Thema möglich sein. Es setzt spezifische Fachkenntnisse und einen gewissen Erfahrungsschatz voraus. Es werden unterschiedliche externe Experten nötig sein, etwa Personen mit mathematischer Vorbildung, Wissen zu künstlicher Intelligenz oder Controlling-Erfahrung. Aber darüber hinaus bedarf es auch spezifischer Kenntnisse zum Betrieb selbst, welche Geschäftsvorfälle im Unternehmen auftreten und wie diese Geschäftsvorfälle erfasst werden. Welche Personen in diesem Erfassungsvorgang integriert sind, wie schnell Vorgänge in die Buchhaltung oder ein Vorsystem gelangen, welche Fehler auftreten können, aber auch welche Eingriffe von außen möglich  und wie anfällig die Abläufe für Manipulationen sind. Im besten Fall sind diese Kenntnisse vereint mit solidem Wissen über die steuerlichen Wirkungen von Sachverhalten.

Gerade letzteres Wissen ist stark ausgeprägt bei den steuerlichen Beratern der Unternehmen und deren Mitarbeitern zu finden. Diese kennen nicht nur die Abläufe, sondern können in diese mitunter lenkend, zumindest aber beratend eingreifen.

Sie sind auch in der Lage, Erfahrungen, die über den einzelnen Betrieb hinausgehen, mit einzubeziehen, da sie vergleichbare Probleme und Vorfälle auch bei anderen Mandanten beobachten und betreuen. Das führt dazu, dass die Steuerberater eine kanzleispezifische Compliance-Politik für ihre Mandanten konzipieren und umsetzen können. Unter Einbeziehung entsprechender Experten, die helfen, derartige Strukturen aufzubauen, beständig zu pflegen und weiterzuentwickeln, kann die Belastung durch Betriebsprüfungen für Unternehmen dauerhaft vermindert werden. Auch können gemeinsam mit den Finanzbehörden die Kontrollsysteme durch iterative Verfahren ständig verbessert werden.

Schutzmauer gegen mögliche strafrechtliche Verfehlungen

Der Berater wird zudem für die Finanzbehörde zu einer Qualitätsadresse für interne Kontrollsysteme. So baut er en passant für Mandanten und auch für sich eine Schutzmauer für die stetig steigende Gefahr fahndungsrechtlicher Maßnahmen.