Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen in Spanien

Unterlagen oder die Aufzeichnungen oder IT Datenträger, auf denen die entsprechenden Daten übermittelt wurden, die die Erfüllung der Verpflichtungen in Bezug auf Zugehörigkeit, Registrierung, Löschung oder Änderung nachweisen, die gegebenenfalls in Bezug auf diese Angelegenheiten aufgetreten sind, sowie die Dokumente von Sozialversicherungsbeitragszahlungen und Zahlungsbelegen von Gehältern und Vorauszahlung von Leistungen.

Alle vertraglichen Unterlagen hinzufügen: RD 1424/2002 vom 27. Dezember, die die Übermittlung des Inhalts der Verträge und ihrer Basiskopien regelt, legt diesbezüglich nichts fest, weshalb wir das vorherige Gebot analog anwenden. Hier beträgt die Frist 4 Jahre / Rechtsgrundlage: Gemäß span. Gesetz: Artículo 21 del Real; Decreto Legislativo5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Bücher, Korrespondenz, Unterlagen und Belege die das Unternehmen betreffen. Diese kaufmännische Verpflichtung erstreckt sich auf die Pflichtbücher, Einnahmen, Ausgaben, Investitionsgüter und Rückstellungen zusätzlich zu den Unterlagen und Belegen, die als Datenträger der in den Büchern erfassten Einträge (ausgestellte und erhaltene Rechnungen, Tickets, Korrekturrechnungen, Bankunterlagen usw.) wirken. Hier beträgt die Frist 6 Jahre / Rechtsgrundlage: Art. 30 Código comercio

Für Dokumententräger, auf denen die in den Büchern erfassten Einträge (einschließlich Programmen und Dateien und alle sonstigen Nachweisen von steuerlicher Bedeutung ) gespeichert sind, müssen mindestens während des Zeitraums aufbewahrt werden, in dem die Verwaltung das Recht hat, die Steuerschuld zu überprüfen und zu untersuchen und folglich zu begleichen*. Hier beträgt die Frist 4 Jahre / Rechtsgrundlage: Artículos 66 a 70 Ley; General Tributaria

*ACHTUNG: Diese Formulierung muss sehr beachtet werden, da die Verwaltung das Recht hat Unterlagen von Bilanzbewegungen bis zu 10 Jahren rückwirkend anzufordern. Oder wenn man eine selbstgenutzte Immobilie z.B. 20 Jahre genutzt hat und verkauft, benötigt man alle Belege um die Bemessungsgrundlage für die Investitionen nachzuweisen. Nur dann kann die Steuerschuld minimiert werden. Wir bei der PlattesGroup nutzen dazu Anlageverzeichnisse mit digitalem Belegzugriff, damit diese Ärgernisse nicht auftreten.

Für IT Datenträger der Übertragungen und die Sicherheitskopien beträgt die Frist 1 Jahr / Rechtsgrundlage: Art. 3 DA 1ª RD, 425/2005

Für Aufzeichnung aller durchgeführten technischen Eingriffe. Hinweis: Der Zeitraum beginnt mit dem Eintrag in den Aufzeichnungen jedes einzelnen Eingriffs. Hier beträgt die Frist 3 Jahre / Rechtsgrundlage: Art. 9 RD 425/2005

Für Aufzeichnung aller Verluste und Diebstähle von Material / Karten / Trägern, die für die spezifischen Tätigkeiten der technischen Betriebsstätte verwendet wurden. Mitteilungen und Beschwerden in Bezug auf diese sowie die diesbezüglichen Mitteilungen. Hinweis: Die Frist beginnt mit dem Datum des letzten Dokuments, das sich auf jeden Vorfall bezieht. Hier beträgt die Frist 3 Jahre / Rechtsgrundlage: Art. 10.5 RD 425/2005

Die Sicherung und Aufbewahrung von Datensätzen, die im Speicher Ihrer Testcenter-Smartcards gespeichert sind Hinweis: Die Frist beginnt ab dem Download. Hier beträgt die Frist 3 Jahre / Rechtsgrundlage: Art. 10.7 RD 425/2005 

Seit Oktober 2015 beträgt die Verjährungsfrist für alle Unterlagen, die dem Rechtsanwalt zur Verfügung stehen, fünf Jahre, also müssen während dieses Zeitraums mindestens, sofern die Berechnung nicht unterbrochen wird, die geschlossenen Akten aufbewahrt werden. Rechtsgrundlage: Art. 1964.2 Código Civil, en redacción dada por la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la LEC.

Die Eigentümer der in diesem Kapitel genannten Einrichtungen [Handel und Recycling von gebrauchten Gegenständen, die in ihrer Zusammensetzung Edelmetalle enthalten] sind verpflichtet, die erforderlichen Meldebücher für einen Zeitraum von fünf Jahren den Justiz- oder Verwaltungsbehörden zur Verfügung zu halten, gerechnet ab dem Datum, an dem die Verwendung jedes Einzelnen endet. Rechtsgrundlage: Art. 99 del Real Decreto 197/1988, de 22 de febrero.

Das Vermittlung/Schlichtungsverfahren kann einvernehmlich abgeschlossen werden oder ohne Einigung enden, sei es weil alle oder eine der Parteien von ihrem Recht Gebrauch machen das Verfahren zu beenden und es dem Vermittler/Schlichter mitzuteilen, oder weil die von den Parteien vereinbarte Höchstdauer abgelaufen ist. Ebenfalls kann der Vermittler/ Schlichter das Verfahren beenden, wenn dieser gerechtfertigt feststellt, dass die Positionen beider Parteien unvereinbar sind oder wenn ein anderer Grund die Beendigung bestimmt. Nach Beendigung des Verfahrens werden die zur Verfügung gestellten Unterlagen an jede Partei zurückgegeben. Mit den Unterlagen, die nicht an die Parteien zurückzugeben sind, wird eine Akte erstellt, die vom Vermittler/Schlichter oder gegebenenfalls der Vermittlung/Schlichtungseinrichtung, nach Abschluss des Verfahrens, vier Monate lang aufzubewahren ist. Rechtsgrundlage: Art. 22.1 de la Ley5/2012, de 6 de julio de mediación en asuntos civiles y mercantiles.

Die Erfüllungspflichtigen haben die Unterlagen, in denen die Erfüllung der in diesem Gesetz festgelegten Verpflichtungen vollzogen ist, mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

Insbesondere bewahren die Erfüllungspflichtigen zur Nutzung bei Ermittlungen oder Analysen von Seiten Exekutivdienst der Kommission oder eine andere rechtlich zuständige Behörde die Möglichkeit, Folgendes auf:

1. a) Kopie der Dokumente, die gemäß der Sorgfaltspflicht einforderbar sind; für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren ab dem Ende der Geschäftsbeziehung oder der Ausführung des Vorgangs. 
   
   b) Original oder beweiskräftige Kopie der Dokumente oder Aufzeichnungen, die die Vorgänge, die daran beteiligten Parteien und die Geschäftsbeziehungen für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren ab Ausführung der Operation oder Beendigung von angemessen akkreditieren Geschäftsbeziehung nachweisen.
    
2. Die erfüllungspflichtigen Personen bewahren die Kopien der in Artikel 3.2 genannten Identifizierungsdokumente mit den durch die Verordnung festgelegten Ausnahmen auf optischen, magnetischen oder elektronischen Datenträgern auf, die ihre Integrität, das korrekte Lesen der Daten und die Unmöglichkeit der Manipulation, die geeignete Aufbewahrung und Auffindbarkeit garantieren.

In jedem Fall muss das Dateisystem der erfüllungspflichtigen Personen die angemessene Verwaltung und Verfügbarkeit der Unterlagen aufweisen, sowohl für interne Kontrollzwecke, als auch für zeit- und formgerechte Reaktion auf Behördenanträge. Hie beträgt die Frist 10 Jahre. Rechtsgrundlage: Artículo 25 de la Ley 10/2010 de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Die Meldescheine der Hotelgäste werden in Meldebüchern mit mindestens 100 Blatt und höchstens 500 Blatt zusammengefasst. Diese Meldebücher müssen den Sicherheitskräften und -organen drei Jahre lang zur Verfügung stehen und dann so entsorgt werden, dass kein Zugriff auf die in ihnen enthaltenen persönlichen Informationen möglich ist. Rechtsgrundlage: OM INT/1922/2003 de 3 de julio, de libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos.

Die von den Videoüberwachungssystemen aufgenommenen Bilder / Töne werden innerhalb eines Zeitraums von maximal einem Monat nach ihrer Aufnahme gelöscht. Rechtsgrundlage: Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras.

Videoüberwachungssysteme in öffentlichen Bereichen zum Schutz von Minderjährigen. Die Anweisung 1/2006 legt in ihrem Artikel 6 einen Zeitraum von einem Monat ab der Aufnahme fest. Rechtsgrundlage: Juristischer Bericht Informe Jurídico AEPD 475/2014. 

Alle Arten von Nutzeridentifizierung, IP (Herkunft/Ziel), Telefonnummer, IMSI und IMEI (Herkunft/Ziel), Datum und Uhrzeit der Verbindung (Beginn/Ende), Identifizierung der Art des Dienstes oder der genutzten Verbindung (Sprache, Daten, SMS oder MMS, …),.... Hier beträgt die Frist 1 Jahr. Rechtsgrundlage: Artículo 5 de la Ley 25/2007, de 18 de octubre, de conservación de datos relativos a las comunicaciones electrónicas y a las redes públicas de comunicaciones.

Die Rechnungsprüfer und die Rechnungsprüfungsgesellschaften bewahren und verwahren fünf Jahre lang, ab dem Datum des Prüfungsberichts, die Unterlagen zu jeder von ihnen durchgeführten Rechnungsprüfung, einschließlich der Arbeitspapiere des Wirtschaftsprüfers, die als Beweis und Unterlage für die im Bericht enthaltenen Schlussfolgerungen gelten. Rechtsgrundlage: Artículo 24 del RDLeg. 1/2011 de 1 julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas.

Ermittlungsberichte müssen unbeschadet der Bestimmungen des Art.16.3 des Organgesetzes 15/1999 vom 13. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten, mindestens drei Jahre lang archiviert werden. Die während der Ermittlungen aufgenommenen Bilder und Töne werden drei Jahre nach ihrer Erstellung vernichtet, es sei denn, sie stehen im Zusammenhang mit einem Gerichtsverfahren, einer polizeilichen Untersuchung oder einem Sanktionsverfahren. In jedem Fall muss bei der Behandlung dieser Bild- und Tonaufnahmen beachtet werden, was in den Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten festgelegt ist, insbesondere zur Sperrung der darin vorgesehenen Daten. Rechtsgrundlage: Artículo 49.4 de la Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada

Die personenbezogenen Daten müssen nach Ablauf der sechs Monate, gerechnet ab dem Datum des letzten Zugriffs, vernichtet werden. Rechtsgrundlage: Norma quinta de la Instrucción 2/1996, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, sobre ficheros automatizados establecidos con la finalidad de controlar el acceso a los casinos y salas de bingo.