Dokumenten-Chaos adiós: So haben Sie Ihre Mallorca-Immobilie endlich im Griff

Timothea Imionidou
Die eigene Immobilie auf Mallorca – ein Traum, der für viele mit Papierbergen endet. Aber was wäre, wenn das nicht so sein müsste und Sie alle Dokumente, Aufgaben und Fristen mit einem Klick im Blick hätten? Darum geht es heute.
Herzlich willkommen zu einer neuen Ausgabe unseres Willipedia Podcasts. Mein Name ist Timothea Imionidou, ich bin Podcast-Producerin der PlattesGroup, und heute sprechen wir über ein Thema, das besonders für internationale Immobilieneigentümer auf Mallorca von großem Interesse ist.

Timothea Imionidou
Es geht um das Eigentümerportal der PlattesGroup. Was das genau ist und welchen Nutzen es hat, bespreche ich heute mit Christian Plattes, Asesor Fiscal und Leiter unserer Abteilung Wohn- und Ferienimmobilien, kurz WuF.
Christian, viele unserer Zuhörer besitzen oder verwalten eine Immobilie auf Mallorca. Was ist das Eigentümerportal der PlattesGroup und warum haben wir es entwickelt?

Christian Plattes
Wie bei jedem Produkt gab es eine konkrete Notwendigkeit. Uns ist aufgefallen, dass es zwischen deutschen und spanischen Steuerberatern häufig Kommunikationsprobleme gibt – das größte Hindernis ist die Sprache. Der deutsche Steuerberater fragt nach bestimmten Unterlagen, die der spanische Kollege zwar hat, aber nur auf Spanisch. Also haben wir ein Portal entwickelt, in dem diese Dokumente zentral abgelegt werden.

Christian Plattes
So können sowohl der deutsche Steuerberater als auch – wenn er möchte – der Mandant nachvollziehen, welche Unterlagen vorhanden sind. Das erleichtert die Erstellung der Steuererklärungen erheblich. Wir erfassen dort alle relevanten Dokumente: Kaufurkunden, Investitionen wie neue Fenster, Türen, Fassadenanstriche – alles, was steuerlich relevant ist.

Christian Plattes
Außerdem gibt es einen Kalender, um Belegungszeiten zu dokumentieren, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen und eine Renditeberechnung vorzunehmen. So lassen sich auch Kostenpositionen kontrollieren, fehlende Rechnungen erkennen und Dienstleister besser steuern.

Timothea Imionidou
Das heißt, alles, was die Immobilie betrifft, kann dort eingesehen werden – sowohl von den Mandanten als auch von Ihnen als Experten.

Christian Plattes
Genau. Der Zugang wird zunächst für den Mandanten freigeschaltet, der dann entscheiden kann, ob sein deutscher Steuerberater ebenfalls Zugriff erhält.

Timothea Imionidou
Und man kann nicht nur einsehen, sondern auch direkt Dokumente hochladen oder herunterladen?

Christian Plattes
Richtig. Wir haben inzwischen die zweite Version des Portals entwickelt. Damit können Mandanten per Drag & Drop Dokumente hochladen, die sofort in unserem System landen. Das spart Zeit und Aufwand, denn in der Praxis wollen sich viele nicht um einzelne Dokumente kümmern – sie geben uns alles gesammelt und wir übernehmen den Rest.

Christian Plattes
Das ist besonders wichtig, wenn Jahre später eine Vermietung, ein Verkauf, eine Schenkung oder ein Erbfall ansteht. Oft wissen die Eigentümer dann nicht mehr, wo die Unterlagen sind – in Mallorca, in Deutschland oder irgendwo in einem Ordner. Mit dem Portal haben sie jederzeit Zugriff auf alles, was sie benötigen.

Christian Plattes
Auch laufende Verträge – etwa mit Gärtnern oder Versorgungsunternehmen – werden dort gespeichert. Beim Verkauf kann man dem Käufer sofort Auskunft geben. Das ist eine große Erleichterung.

Timothea Imionidou
Das klingt nach einem echten Mehrwert. Muss man Mandant der PlattesGroup sein, um das Portal nutzen zu können?

Christian Plattes
Ja, aktuell ist es ein internes Tool. Die Idee ist, es später vielleicht auch anderen Steuerberatern oder Unternehmen anzubieten, aber im Moment ist es exklusiv für unsere Mandanten.

Timothea Imionidou
Für wen ist es besonders nützlich – eher für Eigentümer, Investoren oder für Menschen, die einfach alles auf einen Blick haben wollen?

Christian Plattes
Eigentlich für alle. Besonders für Mandanten, die in zwei Ländern steuerpflichtig sind, ist es eine enorme Erleichterung. Sie haben eine zentrale Ablage, die sie bei Bedarf einfach mit ihrem Steuerberater teilen können.

Christian Plattes
Das spart nicht nur Zeit, sondern hat oft auch einen steuerlichen Effekt: Wenn Investitionen und Kosten sauber dokumentiert sind, können sie korrekt berücksichtigt werden – zum Beispiel beim Verkauf oder in der Erbschaftsteuererklärung.

Timothea Imionidou
Ab welchem Zeitpunkt bekommt man Zugriff auf das Portal?

Christian Plattes
Sobald jemand Mandant bei uns wird, schalten wir den Zugang frei. Das ist im Honorar enthalten. Wir selbst nutzen das Portal ebenfalls für unsere interne Arbeit – Mandanten- und Expertensicht greifen also nahtlos ineinander.

Timothea Imionidou
Das sorgt für eine bessere Kommunikation zwischen Mandant und Steuerberater.

Christian Plattes
Absolut. Wir können mit dem Mandanten Belege und Tabellen durchgehen und sofort klären, ob alles korrekt ist oder angepasst werden muss. Das sorgt für Transparenz und macht die Zusammenarbeit effizienter.

Timothea Imionidou
Ich kann mir vorstellen, dass das Feedback der Mandanten sehr positiv ist.

Christian Plattes
Ja, am Anfang sind viele skeptisch, aber in der Praxis sind sie begeistert – ebenso wie die deutschen Steuerberater, die so eine Lösung oft noch nicht gesehen haben.

Timothea Imionidou
Die Daten, die dort hochgeladen werden, sind ja sehr sensibel. Sind sie sicher?

Christian Plattes
Ja, absolut. Die Daten liegen auf sicheren, privaten Servern, lokal gespeichert – da besteht kein Risiko.

Timothea Imionidou
Das ist sicher ein wichtiger Punkt. Wohin entwickelt sich das Portal in Zukunft?

Christian Plattes
Die zweite Version erlaubt bereits die Erstellung der Einkommensteuererklärung. Der nächste Schritt ist die Integration der Umsatzsteuererklärung. Ziel ist, langfristig alle relevanten Steuerarten abzudecken, sodass der Mandant ein vollständiges Bild seiner steuerlichen Situation hat.

Timothea Imionidou
Vielen Dank, Christian. Und Ihnen wie immer vielen Dank fürs Zuhören und Zuschauen.

Autorin: Timothea Imionidou / Mitarbeit: