Elektronische Abrechnungssysteme: Achtung, neue Vorschriften in Spanien ab Januar 2026

Achtung, neue Stichtage im Kalender: Unternehmer und Freiberufler in Spanien müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Abrechnungssysteme den Anforderungen der spanischen Steuerverwaltung entsprechen. Die neuen Regeln gelten - in Abhängigkeit von der Unternehmensform - ab 1. Januar 2026 oder 1. Juli 2026. Sie sollen die Integrität und Nachverfolgbarkeit der Rechnungsstellung gewährleisten und mögliche Betrugsfälle vermeiden.

Zur Einhaltung der Vorschriften sollten sich Unternehmer und Freiberufler mit ihrem Softwareanbieter in Verbindung setzen. Dieser bestätigt dann durch eine verantwortliche Erklärung (declaración responsable), dass die Software den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hintergrund sind das Gesetz 11/2021 vom 9. Juli über Maßnahmen zur Verhinderung und Bekämpfung von Steuerbetrug, das Real Decreto 1007/2023 und die Ministerialverordnung HAC/1177/2024 vom 17. Oktober. 

Die Vorschriften im Einzelnen

Das Abrechnungssystem muss strenge Voraussetzungen erfüllen, die über die fortlaufende Nummerierung und chronologische Speicherung der Rechnungen hinausgehen. Prinzipiell lassen sich zwei Optionen unterscheiden:  

• Option 1 – VERI*FACTU-Modus:
  Alle Rechnungen, die über das System erstellt werden, werden automatisch an die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria) übermittelt. Diese Option muss während des gesamten Kalenderjahres beibehalten werden. Dazu muss man wissen: VERI*FACTU ist das von der spanischen Steuerverwaltung eingeführte, zertifizierte Kommunikationsprotokoll zwischen Unternehmen und der Steuerverwaltung. Es dient dazu, jede Rechnung manipulationssicher zu erfassen und direkt an die Steuerbehörde zu übermitteln. Jeder Datensatz einer Rechnung erhält eine digitale Signatur.

• Option 2 – Nicht-VERI*FACTU-Modus:
  Die ausgestellten Rechnungen werden nicht automatisch an die Steuerbehörde übermittelt. Allerdings muss die Software ähnlich wie bei Verifactu die Unveränderbarkeit (inalterabilidad) der Dokumente gewährleisten. Die Rechnungen müssen aufbewahrt und der Steuerverwaltung jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.

Die Vorschriften gelten für alle Unternehmer mit Sitz in Spanien, die eine Abrechnungssoftware verwenden. Ausgenommen sind:

• Unternehmer, die ohnehin an das System der sofortigen Informationsübermittlung (Suministro Inmediato de Información, SII) angeschlossen sind.

• Personen, die einfache Rechnungen mit Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder Tabellenkalkulationen wie Excel erstellen, einschließlich Summenfunktionen oder anderer Rechenregeln. Kommt jedoch eine Programmierung zum Einsatz, bei der ein Rechnungsregister generiert wird, gilt die Datei als Abrechnungssystem und muss die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

• Regionen mit eigenen Systemen wie beispielsweise TicketBAI im Baskenland

Fristen und Strafen

Als Stichtag zur Umsetzung wurde für Gesellschaften der 1. Januar 2026 festgelegt, für alle weiteren Unternehmer und Freiberufler hingegen der 1. Juli 2026.

Für die Verwendung von Abrechnungssystemen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, beträgt die Strafe 50.000 Euro pro Jahr des Verstoßes.

Bei der PlattesGroup ist die Umstellung bereits seit Längerem komplett abgeschlossen. Mandanten können alle Vorteile des neuen Verfahrens im Buchungsportal PGate nutzen - einem Portal, das umfassend und einfach zu handhaben ist. Für Versand oder Ausstellung werden keine weiteren Zusatzprogramme benötigt - Rechnungen können heruntergeladen und via E-Mail an den Kunden versendet oder direkt als Download-Link geschickt werden. Die Buchhaltung erhält die Rechnung automatisch bei Ausstellung.

Und die E-Rechnung?

Die oben beschriebenen Regelungen, die im kommenden Jahr in Spanien in Kraft treten, dürfen nicht mit den Vorgaben zur Einführung der E-Rechnung verwechselt werden: Der Verifactu-Modus und vergleichbare Systeme zielen nicht darauf ab, jede Rechnung elektronisch zu erzwingen. Vielmehr sollen sie technische Sicherheit, Kontrolle und Verbindlichkeit in den Rechnungsprozessen garantieren.

Beim Zeitplan zur weitergehenden Einführung der E-Rechnung haben Unternehmer etwas mehr Spielraum: Nach Verpflichtungen vor allem bei Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Verwaltung in Spanien ist als nächster Schritt die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung im B2B-Bereich geplant, also bei Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen oder Freiberuflern. 

Sobald die konkreten Durchführungsbestimmungen veröffentlicht sind, haben Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro ein Jahr Zeit, um das elektronische Rechnungswesen umzusetzen. Allen weiteren Unternehmern und Freiberuflern wird zur Umsetzung eine Übergangsfrist von drei Jahren gewährt.