Libro de Actas | Protokollbuch Unternehmen in Spanien
Das Libro de Actas, also das Protokollbuch, ist ein zentrales Unternehmensregister in Spanien. Es dokumentiert sämtliche Sitzungen und Beschlüsse eines Unternehmens – von der Gründung bis zur Gegenwart. Damit ist es nicht nur ein gesetzlich vorgeschriebenes Instrument, sondern auch Ausdruck gelebter Transparenz in der Entscheidungs- und Beschlussfindung.
Gerade im internationalen Kontext ist die lückenlose und formgerechte Dokumentation ein Qualitätsmerkmal, das Investoren, Gesellschaftern und Behörden Vertrauen gibt.
Welche Inhalte müssen im Libro de Actas festgehalten werden?
Im Protokollbuch sind folgende Angaben verpflichtend zu erfassen:
Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung sowie die Art der Einberufung (ordentlich oder außerordentlich);
Tagesordnungspunkte, über die diskutiert und abgestimmt wurde;
Anwesenheitsliste: Anzahl der physisch anwesenden Mitglieder sowie Vertreter mit Vollmacht;
Kurzfassung der Diskussionen, einschließlich der wesentlichen Argumente;
Formulierung der gefassten Beschlüsse;
Abstimmungsergebnisse, gegebenfalls. mit Mehrheitsverhältnissen;
Genehmigung und Unterzeichnung des Protokolls, in der Regel durch den Vorsitzenden und den Sekretär.
Digitale und notariell beglaubigte Protokollbücher
Seit der Einführung der elektronischen Unternehmensregister können Sitzungsprotokolle auch digital geführt und jährlich über das sogenannte Registro Mercantil, also das Handelsregister offiziell registriert werden. In bestimmten Fällen – etwa bei Kapitalmaßnahmen oder Satzungsänderungen – ist zusätzlich eine notarielle Beglaubigung erforderlich. Bei Kapitalgesellschaften (S.L., S.A.) empfiehlt sich die regelmäßige rechtliche und steuerliche Prüfung der Protokollbücher im Rahmen eines Corporate Compliance Checks.
(Stand: Mai 2025/ng)
