Fristen & Details: Jetzt gibt es endlich Klarheit bei den Pflichten zur E-Rechnung in Spanien

Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmer und Freiberufler ist in Spanien schon länger die Rede, ein Gesetz im Jahr 2022 hatte die rechtlichen Grundlagen dafür gelegt. Doch erst jetzt konkretisiert eine Durchführungsverordnung, wie diese Pflicht im Einzelnen ausgestaltet wird. Die neue Regelung stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Unternehmensprozesse dar und betrifft künftig nahezu alle Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen in Spanien.

Das Königliche Dekret, das am 31. März 2026 im spanischen Gesetzblatt (BOE) veröffentlicht wurde, regelt das System der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmern und Freiberuflern. Es ändert zugleich die Rechnungs- und Fakturierungsverordnung. In dieser News fassen wir die wichtigsten Bestimmungen zusammen: 

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung

Unternehmer und Freiberufler müssen ihre Rechnungen im elektronischen Format ausstellen, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer oder Freiberufler mit Sitz, Betriebsstätte, Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Spanien ist. Ebenso sind elektronische Rechnungen von Lieferanten in elektronischem Format zu empfangen.

Von der Verpflichtung zur Ausstellung, Übermittlung und Zustellung elektronischer Rechnungen ausgenommen sind grundsätzlich Umsätze, die durch vereinfachte Rechnungen dokumentiert werden, es sei denn, es handelt sich um qualifizierte vereinfachte Rechnungen. Das bedeutet: Wenn ein Kunde verlangt, dass in einer vereinfachten Rechnung die Steuernummer (NIF), die Anschrift des Empfängers sowie der ausgewiesene Steuerbetrag enthalten sind, muss die Rechnung im elektronischen Format ausgestellt werden.

Zwei Wege für Versand und Empfang elektronischer Rechnungen

Für die Übermittlung und den Empfang elektronischer Rechnungen sind zwei Wege vorgesehen:

• über private Plattformen zum Austausch elektronischer Rechnungen
• über die öffentliche und kostenfreie Plattform der spanischen Finanzbehörde

Unternehmer und Freiberufler, die sich für private Plattformen entscheiden, sind verpflichtet, gleichzeitig eine Kopie der ausgestellten elektronischen Rechnung an die öffentliche Plattform zu übermitteln.

Rückmeldung zum Status der Rechnung

Der Empfänger einer elektronischen Rechnung ist verpflichtet, den Aussteller innerhalb von maximal vier Werktagen über den Status der Rechnung zu informieren. Dies umfasst:

• die kommerzielle Annahme oder Ablehnung der Rechnung
• das entsprechende Datum
• sowie die tatsächliche Zahlung der Rechnung

Mitteilung über Zahlungsvorgänge

Empfänger elektronischer Rechnungen müssen der öffentlichen Plattform für elektronische Rechnungsstellung außerdem mitteilen:

• die vollständige Zahlung
• die Zahlungsdaten
• sowie das Fälligkeitsdatum der Rechnung

Ziel dieser Regelungen ist eine erhöhte Transparenz im Geschäftsverkehr und eine bessere Nachvollziehbarkeit von Zahlungsflüssen zwischen Unternehmen.

Inkrafttreten und Übergangsfristen

Die Verordnung tritt 20 Tage nach ihrer Veröffentlichung im spanischen Gesetzblatt (BOE) in Kraft. Ihre tatsächliche Anwendung hängt jedoch von der Veröffentlichung einer Ministerialverordnung des Finanzministeriums ab, welche die technischen Aspekte der öffentlichen Plattform für den Austausch elektronischer Rechnungen regelt. Diese Veröffentlichung ist voraussichtlich vor dem 1. Juli 2026 vorgesehen.

Nach Inkrafttreten dieser Ministerialverordnung gelten folgende Anpassungsfristen:

• Für Unternehmer und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro: zwölf Monate ab Inkrafttreten der Ministerialverordnung
• Für alle übrigen Unternehmer und Freiberufler: 24 Monate ab Inkrafttreten der Ministerialverordnung

Abgrenzung zu VERI*FACTU

Die oben beschriebenen Regelungen dürfen nicht mit den Vorgaben zum VERI*FACTU-Modus verwechselt werden: Dieser Modus sowie vergleichbare Systeme zielen nicht darauf ab, jede Rechnung elektronisch zu erzwingen. Vielmehr sollen sie die Integrität und Nachverfolgbarkeit der Rechnungsstellung gewährleisten und mögliche Betrugsfälle vermeiden.

Unternehmer und Freiberufler müssen ab 2027 sicherstellen, dass ihre elektronischen Abrechnungssysteme den VERI*FACTU-Anforderungen der spanischen Steuerverwaltung entsprechen. Diese Regeln gelten – in Abhängigkeit von der Unternehmensform – erst ab 1. Januar 2027 oder 1. Juli 2027, jeweils ein Jahr später als ursprünglich geplant. 

Bei der PlattesGroup ist die Umstellung bereits seit Längerem komplett abgeschlossen. Mandanten können alle Vorteile des neuen Verfahrens im Buchungsportal PGate nutzen – einem Portal, das umfassend und einfach zu handhaben ist. Für Versand oder Ausstellung werden keine weiteren Zusatzprogramme benötigt - Rechnungen können heruntergeladen und via E-Mail an den Kunden versendet oder direkt als Download-Link geschickt werden. Die Buchhaltung erhält die Rechnung automatisch bei Ausstellung.