KYC - das bedeuten die Vorschriften in der Praxis

Egal, ob neue Mandate, Änderungen von Strukturen oder jährliche Aktualisierungen - die Vorgaben zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung werden im Zuge von nationalen und europäischen Vorgaben immer komplexer und von den Betroffenen oftmals als lästige und zeitraubende Bürokratie empfunden, ähnlich wie im Fall der immer umfangreicheren Vorschriften zum Datenschutz. 

Umso wichtiger sind - gerade für Mandanten mit grenzüberschreitenden Aktivitäten, Immobilieninvestitionen, komplexen Gesellschafts- oder Truststrukturen - möglichst effiziente und nutzerorientierte Lösungen rund um die Themen „Know Your Customer“ (KYC) und Anti-Money Laundering (AML).

Die PlattesGroup hat deswegen ihre Strukturen zur Einhaltung von Standards rund um KYC und AML gezielt weiterentwickelt. Mandanten erhalten in einem automatisierten Prozess ein einfach zu handhabendes Online-Formular, in dem nur die für sie relevanten Felder angezeigt werden. Das Formular kann direkt als PDF online unterschrieben und abgeschickt werden - fertig. 

Im Folgenden ist aufgeschlüsselt, welche Informationen laut den aktuellen Vorgaben erhoben werden müssen. 

Verpflichtender Charakter der Angaben im KYC-Formular

• Die Angaben aus dem Handelsregister sind nach den Vorschriften zur Geldwäscheprävention erforderlich, wenn es sich bei einem Kunden um eine bereits gegründete juristische Person handelt. Das ermöglicht den Nachweis der Existenz und die ordnungsgemäße Identifizierung der Gesellschaft (Artikel 3 des Gesetzes 10/2010 sowie Artikel 4 der Verordnung RD 304/2014).
• Die Angabe zur „Nationalität“ der juristischen Person ermöglicht die Zuordnung des Referenzlandes der Gesellschaft und trägt somit zur Bewertung des geografischen Risikos bei. Auch wenn die Rechtsvorschriften den Begriff „Nationalität“ nicht ausdrücklich verwenden, machen sie dennoch die Identifizierung des Gründungslandes oder des Sitzes der Gesellschaft nötig sowie auch die Berücksichtigung bei der Risikobewertung.

Gründung einer SL durch zwei natürliche Personen

• Solange die Gesellschaft noch nicht gegründet ist, gilt ein Kunde als natürliche Person. In diesem Szenario müssen alle natürlichen Personen, die wesentliche Gesellschafter (Beteiligung von mehr als 25 Prozent) oder auch Geschäftsführer werden sollen, ein KYC-Formular für natürliche Personen ausfüllen – unabhängig davon, ob die laufende Kommunikation nur über eine dieser Personen erfolgt.
• Daher ist es nicht ausreichend, dass ausschließlich die Person, die mit der Kanzlei kommuniziert, das KYC-Formular unterzeichnet, wenn weitere Gesellschafter oder Geschäftsführer mit effektiver Kontrolle bestehen.

KYC nach Gründung der SL

• Sobald die Gesellschaft gegründet ist und das Mandatsverhältnis mit der SL besteht (einschließlich der Rechnungsstellung auf ihren Namen), gelten die KYC-Vorschriften für juristische Personen, einschließlich der Identifizierung der Gesellschaft, ihrer Geschäftsführer und ihrer wirtschaftlich Berechtigten.
• Diese Verpflichtung besteht unabhängig davon, ob das ursprüngliche Angebot an eine natürliche Person gerichtet war, und unabhängig davon, ob die Gesellschaft weiterhin durch die Kanzlei betreut wird oder sich letztlich für eine andere Kanzlei entscheidet, und dient der ordnungsgemäßen Identifizierung und Nachvollziehbarkeit.

Über eine deutsche KG abgewickelte Geschäftsvorgänge

• In diesen Fällen wird der Kunde hinsichtlich KYC als juristische Person behandelt, ergänzt durch die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten.
• Insbesondere müssen identifiziert werden:
  - der Komplementär, aufgrund seiner Kontroll- und Geschäftsführungsbefugnisse
  - die Kommanditisten, die mehr als 25 Prozent des Kapitals oder der wirtschaftlichen Rechte halten.
• Der Umstand, dass die KG steuerlich transparent ist, ändert nichts an diesen Verpflichtungen aus Sicht der Geldwäscheprävention.

Dokumentation der Risikobewertung

• Gemäß den gesetzlichen Vorschriften wird für jeden Mandanten eine eigene Risikobewertung ausgeführt und dokumentiert.
• Diese Bewertung wird in einem internen System nachvollziehbar und individuell erfasst, um im Falle einer Prüfung oder Inspektion das zugewiesene Risikoniveau jederzeit begründen zu können.