Von AML bis KYC: neue Governance-Einheit mit KI-Einsatz

Die Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (Financial Crime) hat sich zu einem zentralen Thema im internationalen Wirtschafts-, Steuer- und Rechtsumfeld entwickelt. Gerade für Mandanten mit grenzüberschreitenden Aktivitäten, Immobilieninvestitionen, komplexen Gesellschafts- oder Truststrukturen ist das Thema „Know Your Client“ (KYC) entscheidend. 

Um die regulatorischen Anforderungen rund um Geldwäschebekämpfung sowie Identitäts- und Sorgfaltsprüfung weiterhin zuverlässig zu erfüllen und gleichzeitig Qualität, Transparenz und Effizienz zu erhöhen, haben wir unsere KYC- und AML-Strukturen gezielt weiterentwickelt. Kern ist die neu geschaffene Einheit „KYC/AML Governance & Controls“. Sie bündelt zentral die Steuerung von Standards, Kontrollen und Reporting rund um Know Your Customer (KYC) und Anti-Money Laundering (AML).

Was bedeutet das konkret für Sie?

• Einheitliche und verlässliche Prozesse: KYC- und AML-Anforderungen werden kanzleiweit nach klar definierten Standards umgesetzt. Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege sind eindeutig geregelt.
• Höhere Qualität und bessere Nachvollziehbarkeit: Ein strukturierter Kontrollrahmen stellt sicher, dass Prüfungen wirksam sind, Abweichungen erkannt und Verbesserungen konsequent umgesetzt werden. Alle relevanten Schritte sind sauber dokumentiert und auditierbar.
• Transparente Steuerung: Durch konsistentes Reporting und aussagekräftige Kennzahlen behalten wir Qualität, Durchlaufzeiten und Risiken jederzeit im Blick.
• Gezielter, verantwortungsvoller Einsatz von KI: Wir setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll unterstützt, zum Beispiel:
  - bei der Strukturierung von Informationen,
  - bei Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen,
  - bei der standardisierten Dokumentation.
  Entscheidungen mit Compliance-Relevanz werden weiterhin ausschließlich durch qualifizierte Mitarbeitende getroffen und freigegeben. KI dient der Unterstützung, nicht der Automatisierung von Verantwortung.
• Bessere Zusammenarbeit, weniger Reibungsverluste: Die neue Einheit fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen operativen KYC-Teams, Compliance, Risk Management, Legal/Datenschutz sowie IT- und Datenbereichen. Das sorgt für konsistente Abläufe und klare Abstimmung.

Der rechtliche Rahmen

In Spanien bildet das Gesetz Ley 10/2010 über die Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung die rechtliche Basis. Das Gesetz verfolgt das Ziel, die Integrität des spanischen Finanz- und Wirtschaftssystems zu schützen, indem es sektorübergreifend Verpflichtungen zur Prävention setzt. Es definiert Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, legt den Anwendungsbereich fest und bestimmt die „verpflichteten Personen und Einrichtungen“ (sujetos obligados) – darunter Finanzinstitute, Immobilienmakler, Rechts- und Steuerberater, Notare, Dienstleister im Gesellschafts- und Trustbereich sowie Anbieter digitaler Vermögens- und Kryptodienstleistungen. 

Das Gesetz setzt eine Reihe von Maßnahmen fest, zur Identifizierung und Überprüfung von Kunden (diligencia debida), zur Dokumentation, zur laufenden Überwachung und zur Meldung verdächtiger Vorgänge an die zuständige Aufsichtsbehörde SEPBLAC (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias), die spanische Financial Intelligence Unit (FIU). Es regelt zudem Sanktionen bei Verstößen – von Bußgeldern bis hin zur individuellen Verantwortlichkeit von Managern oder Beratern.

KYC-Pflichten im Detail

Ein zentraler Bestandteil ist das KYC-Verfahren: Bevor eine Geschäftsbeziehung begründet wird, müssen Identität, wirtschaftlich Berechtigte (UBO), Zweck und Art der Geschäftsbeziehung sowie das Risiko bewertet werden. Danach folgt ein laufendes Monitoring, zum Beispiel bei Änderung von Strukturen oder bei ungewöhnlichen Transaktionen. Das Gesetz spricht von identifizierten natürlichen oder juristischen Personen, der Verifizierung der wirtschaftlich Berechtigten und der Dokumentation dieser Informationen. 

Auch spezifische Anforderungen wie die verstärkte Sorgfaltspflicht bei politisch exponierten Personen (PEP), bei digitalen Vermögenswerten oder bei grenzüberschreitenden Strukturen sind vorgesehen. Die Aufbewahrungspflicht von relevanten Unterlagen beträgt bis zu zehn Jahre, um bei Prüfungen und Kontrollen die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Aktuelle rechtliche Entwicklungen und deren Bedeutung

Die gesetzliche Landschaft verändert sich kontinuierlich – auch in Spanien. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen:

• Im Frühling 2025 veröffentlichte die spanische Treasury gemeinsam mit der SEPBLAC aktualisierte Kataloge von Risikofaktoren und Verdachtsfällen, unter anderem erstmals für den Bereich der Krypto-Vermögenswerte. 

• Die Umsetzung des EU-„AML-Pakets“ mit neuen Richtlinien und Regulierungen (zum Beispiel zur AML-Aufsicht und Registerpflichten) zwingt Spanien zur Anpassung seiner nationalen Vorschriften. 

• Die EU-Liste von Hochrisikojurisdiktionen wurde im Juni 2025 überarbeitet – für Stakeholder relevant, da die Einordnung in eine Hochrisikoregion unmittelbare Auswirkungen auf KYC- und Monitoring-Pflichten hat. 

• Aufsichtliche Hinweise der spanischen Aufsichtsbehörden zeigen, dass trotz bestehender Systeme noch „erhebliche Schwächen“ bei der Risikoanalyse und Implementierung von Compliance-Prozessen bestehen. 

Diese Entwicklungen bedeuten für Sie als Mandant und uns als Berater: Die Anforderungen steigen, die Fristen werden enger, und die Nachweispflichten intensiver. Beratungs- und Begleitprozesse dürfen nicht mehr als einmalige Formalität verstanden werden, sondern müssen Teil eines dynamischen Compliance-Systems sein.

Praktische Implikationen für unsere Beratung

Für Sie als Mandant und uns als Berater bedeutet dies konkret:

• Bevor eine Geschäftsbeziehung beginnt (z. B. Mandatsannahme, Immobilienkauf, Gesellschaftsstrukturierung), muss eine vollständige Identifizierung erfolgen.

• Bei bestehenden Mandaten oder Strukturen sind Änderungen – etwa neue wirtschaftlich Berechtigte, Transaktionen im internationalen Umfeld, digitale Vermögenswerte – zeitnah zu melden und zu dokumentieren.

• Die jährliche Aktualisierung der KYC-Daten wird zur Pflicht – insbesondere vor dem Jahreswechsel, wenn neue Schwellenwerte oder Länderlisten gelten.

• Unsere Kanzlei übernimmt für Sie das Monitoring dieser regulatorischen Entwicklungen, passt Prozesse an und sorgt dafür, dass Sie – so weit wie möglich - rechtssicher und effizient agieren.

Mit diesen Maßnahmen schaffen wir stabile, skalierbare KYC-/AML-Strukturen, die mit unserem Unternehmen mitwachsen – und Ihnen als Mandant Sicherheit, Transparenz und verlässliche Prozesse bieten. Bei Fragen sprechen Sie uns jederzeit gerne an.